ホテルのシステム会社に頼む前に｜PMSで足りない清掃・宴会・集計・顧客履歴を作る範囲と費用【2026年10月】

この記事は、PMS（客室・予約・精算を扱うホテル管理システム）とサイトコントローラーはもう入れているものの、清掃の割り当て、宴会や団体の手配、売上の集計、お客様の履歴をExcel・紙・電話で補っているホテル・旅館の経営者・支配人向けです。システム会社を探す前に、まず今のPMSの清掃機能・オプション・CSV出力で足りるかを確かめてください。足りない部分だけを、PMSのデータを取り込む周辺の画面として作るのが現実的です。

PMSごと入れ替えるのは、困りごとの大半が「今のPMSに無いが、他のPMSでは標準機能になっているもの」の場合です。周辺を作る場合、当社（AI革命）に頼むときの価格は、今ある仕組みへの機能や連携の追加（既存システムの改修）が100万円〜、清掃・宴会などの画面群を新しく作る本開発は個別見積です（税別。PMSのAPI利用料などの実費は別）。

困りごと別の判断：オプションで足りるか、周辺を作るか、入れ替えるか

出典: Staysee公式サイト

最初に、困りごとごとにどの方法が合うかを整理します。下の表の「確かめること」は、使っているPMSのベンダーに聞けば分かる内容です。

清掃の割り当てだけが困りごとなら、開発会社に相談する前に、PMSの清掃機能を確かめてください。そのほうが早く、費用も抑えやすいはずです。たとえばStayseeは清掃アプリを月額3,300円（税込）のオプションとして公開しています（Staysee公式、2026-10-18確認）。AirHost ONEのHMSは、機能一覧に清掃管理・宿泊者名簿・CRM・CSVエクスポートを載せています（AirHost料金ページ、2026-10-18確認。どのプランで使えるかは公式ページから読み取れなかったため、ベンダーに確認してください）。

既製品で済ませるか作るかの一般的な考え方は、SaaSで足りるか、作り込むかの判断にまとめています。

この方法が合う施設・合わない施設

PMSを残して周辺を作る方法は、次のような施設に合います。

• 宴会・婚礼・団体の受け入れが多く、手配書のExcelが施設の中で一番重い書類になっている
• 清掃を外部の会社に任せていて、その会社との連絡ルール（指示書の様式、変更の締め時刻）が決まっている
• 複数の施設を運営していて、施設をまたいだ売上や履歴の集計を毎月手でまとめている
• 今のPMSには満足していて、入れ替えに伴うデータ移行やスタッフの再教育は避けたい

反対に、次の場合は周辺を作らないほうがよいか、別の方法が合います。

• 客室数が少なく、手配や変更の件数も少ない: 毎日数件の変更なら、電話やチャットのままのほうが費用に見合います
• 困りごとがPMSの標準機能やオプションで解決する: 上の表で「足りる条件」に当てはまるなら、オプションの契約と使い方の見直しで済みます
• PMSの契約更新が近く、他のPMSなら清掃・顧客管理・サイトコントローラーが一体で揃う: 入れ替えを先に検討してください。判断の進め方は改修か入れ替えかの判断で扱っています
• 手配のルールがスタッフごとに違い、まだ決まっていない: 画面を作る前に、手配書の様式と変更の連絡ルールを施設の中で決めるほうが先です

PMSとのつなぎ方は4つある

出典: Japan Hospitality Technology Association「PMS標準データセット」

周辺の画面を作る場合、一番費用と手間を左右するのは「PMSのデータをどう受け取るか」です。国内のPMSは製品ごとにデータの持ち方が違います。業界では日本ホスピタリティテクノロジー協会（JHTA）が2026年5月に「PMS標準データセット定義書」（6カテゴリ・252項目）を公開しましたが（JHTA、2026-10-18確認）、報道によると観光庁の標準化の計画は2026年度に実証を始める段階です（トラベルボイス 2026-04-01）。今は、自施設のPMSで何が取り出せるかを個別に確かめる必要があります。

「APIがある」と「自施設が自由に使える」は別の話です。たとえばStayseeの公開APIは、公式の説明では対象が機器メーカー向けで、取れるデータは予約情報・チェックイン/アウトの状態・精算・追加注文などです。1つの認証キーにつき1分20回までという上限もあります（Staysee 公開API、2026-10-18確認）。オプション料金は月額8,800円〜（税込）です。AirHost ONEはAPIオプションを「初期費用10万円」「基本料金5,000円＋100円/部屋」と公開していますが、月額かどうかの明記は見当たりませんでした（2026-10-18確認）。大手・旅館向けのPMSには、公式サイトに料金やAPIの条件を載せていない製品もあります。その場合はベンダーへの問い合わせが必要です。

CSVの取り込みとAPI連携の進め方は、それぞれCSV連携の開発とAPI連携の開発を頼むときで詳しく扱っています。

清掃・客室状態の画面に要る項目（説明用・架空の旅館32室）

清掃の画面を作る場合に最低限そろえたい項目を、架空の旅館（32室・清掃は外部の会社に依頼）の例で示します。ルームチェンジ・アーリーイン/レイトアウト・手配品・リクエスト・清掃不要の印などは、NECが2026年6月に発表した客室管理システムと清掃管理サービスの連携項目を参考にしました（NEC発表 2026-06-11）。客室番号・担当・状態・点検者は、説明のために当記事で足した項目です。

この発表には、それまでの現場の課題も書かれています。日中の予約変更や追加のリクエストがすぐ連携されず、ホテルのスタッフと清掃会社の間で電話や口頭の伝達が要ったこと、日本語が得意なスタッフにしか正確に伝わらないこと、手配漏れのおそれがあったことです。

清掃画面の項目（説明用）

画面に並ぶ行の例（架空データ）

決めておきたいのは、PMSの変更を清掃画面に日次で反映するのか、すぐ反映するのかです。朝に指示書を1回作れば足りる施設なら、CSVの取り込みで十分です。日中の変更が多く、そのたびに電話している施設では、APIでの連携か、フロントが変更を清掃画面に直接入れる運用が必要になります。

もう1つは、清掃会社に見せる範囲です。清掃に必要なのは部屋番号・清掃の種類・時刻・手配品で、お客様の氏名や連絡先は要りません。清掃会社のスタッフ用のアカウントでは、氏名や連絡先を表示しない設計にします。

宴会・団体の手配と月次集計

出典: 観光庁公式サイト

宴会・婚礼・団体の手配まで扱えるかは、製品によって違います。使っているPMSや、同じベンダーの別の製品で扱えるかを、まずベンダーに確かめてください。扱えない場合は、宿泊の予約はPMSに残し、手配だけを別の画面で持つ形が基本です。観光庁の調査では、宴会・調理・料飲・清掃の部門で人手の充足度が80%以下の施設の割合が比較的多いとされています（観光庁「宿泊業の人材確保・育成の状況に関する実態調査」概要、2025年2月調査・宿泊事業者363件）。人手が足りない部署ほど、Excelの転記や電話の確認の負担が重くなります。

宴会・団体の手配画面の項目（説明用）

特に「変更」の記録は欠かせません。宴会の手配では人数やアレルギーが直前に変わることがあり、調理場・会場・フロントのうち誰が最新の内容を見ているかが分からないと事故になります。画面を作るなら、変更があったときに関係する部署に通知が届き、確認した人が分かる形にします。

月次の集計は、PMSの帳票CSV・POS（料飲や売店のレジ）・宴会の手配データを、決まった区分で合算する作業です。宿泊税を課している自治体では、税の集計も加わります。税額・対象・計算の方法は自治体ごとに違い、改定もあるため、システムに固定で作り込まず、所在地の自治体の公式ページで確かめた内容を設定として変えられるようにしておくのが安全です。Excelで回している集計をシステムに移すときの考え方は、Excel業務のシステム化で扱っています。

顧客履歴と宿泊者名簿は分けて持つ

お客様の情報には、法律で備えることが決まっている宿泊者名簿と、施設が任意で残す顧客履歴があります。この2つは別のものとして扱います。

出典: 旅館業法（e-Gov）、旅館業法施行規則（e-Gov）（2026-10-18確認）

周辺の画面を作るときは、名簿の写しを別のシステムに増やさないことが大切です。顧客履歴の画面には、名簿から必要な最小限（予約番号や氏名など）だけを引き、履歴の中身は「何のために残すか」「誰が見られるか」「いつ消すか」を先に決めます。名簿の記載事項は都道府県ごとに追加の項目があるため、名簿の様式をシステムに固定で作り込まないことも注意点です。

お客様について「次回は注意」のような記録を残す場合は、事実に基づいて書き、主観的な評価を残さないようにします。旅館業法は宿泊を拒める場合を限っています（5条）。記録の扱いは、所在地の保健所や専門家に確認してください。

アカウントの管理も要件に入れます。2026年のゴールデンウイークごろから、Booking.com経由の予約客にフィッシングのメッセージが届く事例が相次ぎ、日本ホテル協会が6月12日に注意を呼びかけたと報じられています（J-CAST 2026-06-15）。2025年には、宿泊予約情報を管理するシステムへの不正アクセスで、一部の予約者にフィッシングへ誘導するメッセージが届いた施設の事例もありました（ScanNetSecurity 2025-09-26）。周辺の画面を足すと、ログインできる場所と人が増えます。次の点を要件に入れてください。

• 退職者・清掃会社・派遣スタッフのアカウントを、契約の終了と同時に止める手順
• 使わなくなったシステムのアカウントを消すこと
• 管理画面へのログインに、パスワード以外の確認（スマートフォンでの承認など）を加えること
• 清掃会社や派遣スタッフの画面では、お客様の氏名・連絡先を表示しないこと

顧客管理を自社向けに作る場合の全体像は、顧客管理システムをオーダーメイドで作るときにまとめています。

担当の分け方と、受け取るときの確認

周辺を作る場合、関わるのは施設・PMSのベンダー・開発会社で、場合によっては清掃会社も加わります。誰が何を決めるかを最初に分けておくと、責任の押し付け合いになりません。

受け取るとき（検収）は、ふだんの流れだけでなく、例外の場面を確かめます。下の表は確認の手順と、合格とする条件の例です（説明用）。

最後の2つは、作る前に「止まったときにどうするか」を施設と開発会社で決めておく項目です。

費用の目安：オプションの追加・周辺開発・PMSの入れ替え

費用は、PMS側の月額と、周辺を作る開発費の2つに分けて考えます。

PMS側で公開されている料金の例（五十音順、2026-10-18確認）

各社の情報は確認日時点の公式サイトの記載です。最新の料金・条件は各社にご確認ください。製品の優劣を示すものではありません。

当社に周辺の開発を頼む場合

周辺の開発費が見合うかは、今の手作業の時間と比べて判断します。以下は仮定に基づく試算です（架空の旅館32室。時間はすべて仮定で、実測ではありません）。

時給2,000円と仮定すると、53時間×2,000円＝月10.6万円、年間約127万円です。システムにしても確認の時間は残るので、仮に半分の時間が減るとすれば、年間約64万円の差になります。開発費をこの差で割ると、回収までの年数の目安が出ます。たとえば開発費が100万円なら約1年7か月、300万円なら4年半あまりです（PMS側のAPI利用料など毎月の費用は含めていません）。100万円〜は今ある仕組みに機能や連携を足す改修の価格で、清掃・宴会・集計の画面をまとめて新しく作る場合は本開発の個別見積になり、回収はそれだけ長くなります。一方、件数がこの半分以下の施設や、PMSのオプション（月額数千円）で清掃の困りごとが解決する施設では、開発するより既製のオプションのほうが合います。自施設の件数と時間を入れて計算し直してください。

業務システムの開発費の一般的な内訳は、業務システム開発の費用の考え方にあります。PMSのどこまでを既製品に任せ、どこを作るか、自施設の場合を一緒に整理したい方は、今の業務と使っているシステムから、作る範囲を相談するからお問い合わせください。使っているPMSと困っている作業を伺い、PMSの機能で足りる部分・つなぐ部分・作る部分を分けた相談メモを無料でお送りします。

AI革命に頼める範囲と、公開できる実績

当社は、PMS・サイトコントローラー・会計ソフトとのCSV/API連携、清掃・宴会・集計の画面、顧客履歴の見られる人の設計に対応できます。他社が作ったシステムの調査・改修や、施設のスタッフがAIを使って作ったExcelのマクロや試作の本番化も対応できます。PMSの製品名を理由にお断りすることはありません。PMSのAPI・CSV・画面のどれでつなぐか（どれも使えない場合は手入力を残すか）を、ベンダーの回答を見ながら一緒に決めます。

ただし、宿泊業の開発実績と、特定のPMS製品との連携実績は、現時点で公開できるものがありません。参考になる公開実績は、宿泊業以外の次の2件です。

• 通信事業: 数万件の請求情報を取り込み、集計し、確認する画面（月次の集計と、確認の工程の作り方が近い）
• 薬局: 複数店舗・数千人分の記録管理、見られる人の制限、確認工程（施設ごと・役割ごとに見える範囲を分ける作り方が近い）

この記事の画面の項目や試算は、上の2件とは別の、説明用の構成例です。

相談する前に揃えておくと早いもの

初回相談は無料・30分（オンライン）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。次のものが手元にあると、話が早く進みます。

• 使っているPMS・サイトコントローラー・POS・会計ソフトの製品名と、契約しているプラン
• PMSで出せる帳票やCSVの種類（分かる範囲で。ベンダーの資料でも構いません）
• 清掃指示書・宴会の手配書・月次集計のExcelの様式（中身は空にしたもの）
• 1日・1か月あたりの件数のおおよそ（客室の変更、清掃会社への連絡、宴会の件数など）
• 清掃を外部の会社に任せているか、その会社が使っているシステムやアプリがあるか

宿泊者名簿、お客様の氏名・連絡先が入ったファイル、PMSのログイン情報は送らないでください。 様式や件数だけで、範囲の相談はできます。

相談では、何を解決したいか、自施設でAIを使って進められる部分と会社に頼んだほうがよい部分の切り分け、依頼の形の候補（既存システムの改修／PoC／本開発／調査のみ）を整理します。相談後に、業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モックと、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモを無料でお送りします。簡易モックは画面のイメージで、動くシステムではありません。

よくある質問

PMSのベンダーに周辺の画面も頼むのと、別の開発会社に頼むのは、どちらがよいですか？

PMSのベンダーがその機能を製品のオプションとして持っているなら、ベンダーに頼むほうが保守まで一体で任せられます。製品に無い独自の手配ルールや、複数の製品をまたいだ集計が要る場合は、別の開発会社に頼む選択肢があります。その場合も、APIやCSVの提供はベンダーの協力が前提なので、先にベンダーに「外部の会社がデータを使ってよいか」を確かめてください。

PMSのAPIの契約は、施設と開発会社のどちらがしますか？

施設の名義で契約するのが基本です。開発会社の名義にすると、開発会社を替えたときにデータの窓口ごと失うおそれがあります。月額の利用料は開発費とは別に、施設がPMSのベンダーに払い続ける費用として見込んでください。

清掃会社が自社のアプリを使っています。それとつなげられますか？

清掃会社のアプリにデータを受け取る窓口（APIやCSVの取り込み）があれば、つなぐことはできます。窓口が無い場合は、清掃会社のスタッフが施設側の画面を見る形にするか、指示書を決まった形式で送る形にします。どちらにするかは清掃会社との契約や運用にもよるため、清掃会社の担当者にも同じ質問をしてみてください。

スタッフがChatGPTなどで集計のマクロを作っています。それを活かせますか？

活かせます。計算のルールがマクロに書かれていて、システムにするときの仕様の材料になるからです。そのまま本番で使い続ける場合は、誰が直せるか、計算が正しいかをどう確かめるか、ファイルが壊れたときにどう戻すかを決める必要があります。残す部分と作り直す部分を分けて考えるのが現実的です。

小さな旅館でも周辺のシステムを作る意味はありますか？

件数しだいです。客室が少なく、宴会もほとんど無い施設では、PMSのオプションやスプレッドシートの共有で足り、開発費に見合わないことがあります。逆に、客室が少なくても団体や宴会の売上が大きい施設では、手配の画面だけを作る意味があります。上の試算に自施設の件数を入れて比べてください。

宿泊業のAI活用全体を知りたい場合はどこを見ればよいですか？

料金の自動設定・多言語の問い合わせ対応・需要予測など、宿泊業のAI活用の全体像はホテル・宿泊業界のAI活用事例にまとめています。この記事は、その中でも「PMSの外側の業務をどう埋めるか」の発注判断に絞っています。

PMSは残したまま、清掃・宴会・集計・顧客履歴のどこを作るべきか迷っている方は、今の業務と使っているシステムから、作る範囲を相談するからご相談ください。初回相談は無料・30分（オンライン）です。使っているPMSと困っている作業を伺い、PMSの機能で足りる部分・つなぐ部分・作る部分を分けた相談メモ（業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モック付き）を無料でお送りします。