顧客管理システムをオーダーメイドで作る前に｜市販CRMで足りない項目と、設定・連携・独自開発の見分け方

顧客管理システムをオーダーメイドにするかどうかは、CRMとは別の台帳（Excelなど）に残っている項目を「入力欄を足せば済む」「関係のひも付けが要る」「独自の管理単位が要る」の3つに分けると判断できます。前の2つなら今のCRMの設定やプランの見直しから確認し、「契約」「見積の版」「独自の確認工程」が残るときに、連携か独自開発を検討します。

費用の目安も示しておきます。既存CRMに画面や連携を足す小規模な改修は30万円〜、独自の台帳を新しく作る本開発は個別見積です（当社の場合。いずれも税別、外部サービスの利用料は別）。比較の参考として、HubSpotの最上位プランを10シート契約すると、初年度は258万円です（公式の表示価格から計算。税込か税抜かは表示から確認できません。条件は後述）。

オーダーメイドが合う場合・合わない場合

先に、作らない方がよい場合を確認します。

状況	おすすめ	理由
別台帳の項目が、CRMの「カスタム項目（自由に足せる入力欄）」で表せる	今のCRMの設定を見直す	追加費用が小さい。開発は不要
本社・支店・グループ会社の関係を持ちたいだけ	CRMの関連付け機能とプランを確認する	HubSpotでは、関係に名前を付ける「関連付けラベル」（親会社／子会社など）はProfessional以上で使える（後述）
人数が少なく、項目もまだ固まっていない	市販CRMかkintoneで運用しながら項目を固める	何を管理するか決まる前に作ると、作り直しが増える
CRMとは別の社内システム（受発注・請求など）に同じ顧客を二重入力している	既存CRMと社内システムの連携	台帳そのものより、受け渡しが問題
契約・見積の版・独自の確認工程を顧客にひも付けて持ち、閲覧範囲も細かく分けたい	独自開発、またはCRM＋足りない部分の開発	標準の管理単位に無いものを上位プランで足すと、人数課金の製品では費用が人数に比例して増える

市販製品と個別開発の一般的な選び方はSaaSかカスタム開発かの判断フローにまとめています。この記事ではもう少し詳しく、「何の情報を、何を単位にして持つか」から判断します。

別の台帳に残っている項目を書き出す

最初にやることは、Excelや共有フォルダに残っている管理を列名レベルで書き出すことです。実データは不要で、列名と「誰が更新し、誰が見るか」が分かれば判断できます。

記入例（説明用・架空の会社）

別台帳の項目	今の置き場所	更新する人	見る人	分類
業種、紹介元	Excel「顧客一覧」	営業	営業・営業企画	① カスタム項目で足りる
本社と支店の関係、請求先の支店	Excel「取引先マスタ」	営業事務	営業・経理	② 関係（関連付け）が必要
担当者の異動・退職の記録	個人のメモ	各営業	後任の営業	② 関係が必要
契約の期間・更新日・契約条件	共有フォルダの契約書PDF＋Excel	営業事務	営業・CS・経理	③ 独自の管理単位が必要
見積の版と、どの版が承認済みか	メール添付・共有フォルダ	営業	上長・営業事務	③ 独自の管理単位と承認の流れが必要
支店ごとに見せてよい顧客の範囲	運用ルール（明文化なし）	—	—	③ 閲覧範囲の設計が必要

①だけなら設定の見直しで終わります。②が中心ならCRMのプランと関連付け機能を確認します。③が複数あれば、連携か独自開発を検討する段階です。

何を単位に管理するかを決める｜会社・拠点・担当者・契約

オーダーメイドを検討する前に、顧客を「何の単位で数えるか」を決めます。ここが決まっていないと、どの方式で作っても重複や履歴の切れ目が残ります。

関係の例（説明用）

管理単位	どこにひも付けるか	持つ情報	決めておくこと
会社（法人）	—	法人名、取引状態	グループ会社を1社とみなすか
拠点（本社・大阪支店・工場）	会社	請求先・納品先	請求先・納品先をどの拠点に付けるか
担当者	拠点	部署・役職・在籍期間	異動しても履歴は担当者に残す
契約	会社または拠点	期間・更新日・条件	本社契約か支店契約か
見積	契約	版番号・承認状態	承認済みの版だけ契約に結ぶ
対応履歴	会社・担当者・契約のどれか	日時・担当・内容	どの単位に付けるか

迷いやすいのは次の3点です。

判断すること	統合する例	分けておく例
本社と支店を1社として扱うか	契約・請求を本社でまとめている	支店ごとに契約し、請求先も別
グループ会社をまとめるか	窓口が1つで、取引条件も共通	法人が別で、契約・与信も別
担当者が異動・転職したとき	同じ会社内の異動は同じ人として履歴を続ける	転職先の会社では新しい担当者として作り、前職の履歴は前の会社に残す

ここで決めた単位が、そのまま画面の形になります。たとえば「会社」を開いたときに拠点・担当者・契約・直近の対応履歴が一覧で見える画面にするのか、「契約」を開いて関係する担当者と見積の版を見る画面にするのか、です。

顧客詳細画面の項目配置（説明用・架空データ）

区画	表示する内容
上部	株式会社サンプル商事／取引状態：継続中／主担当：営業2課
拠点	本社（請求先）、大阪支店（納品先）
担当者	山田（購買部・在籍中）、佐藤（総務部・2025年異動）
契約	保守契約A（次回更新日、更新条件）
見積	第3版（承認済み・契約に反映）、第4版（作成中）
対応履歴	直近5件。担当者・契約で絞り込み

設定で済む・連携で済む・独自に作るの見分け方

出典: HubSpot 公式

市販CRMの設定でどこまでできるかは、製品とプランで変わります。HubSpotとkintoneの公式情報（2026年10月9日確認）を条件に入れると、次のように分かれます。

やりたいこと	HubSpotの場合	kintoneの場合	判断
入力欄を足す（業種・紹介元など）	標準の項目追加で対応	アプリに項目を追加	設定で済む
本社・支店・グループ会社の関係を持つ	関係に名前を付ける「関連付けラベル」（親会社／子会社など）はProfessional以上。ラベルは1つのオブジェクトの組み合わせにつき最大50個、作成にはスーパー管理者の権限が必要	アプリ同士を関連付けて表示	上位プランの設定で済むことが多い
「契約」「見積の版」を独立した管理単位で持つ	「カスタムオブジェクト」が必要で、Enterpriseエディションが前提	契約・見積用のアプリを別に作り、関連付ける	上位プランか、連携・独自開発と費用を比べる
受発注・請求など社内システムと同じ顧客を共有する	公開API・連携アプリ	外部連携・APIはスタンダード以上を前提に検討（1アプリあたり1日1万リクエスト）	連携の開発
支店ごと・担当ごとに見える顧客を分け、確認・承認の工程を入れる	プランの権限機能で足りるか確認が必要	アクセス権の設定で足りるか確認が必要	足りなければ独自開発

表で「設定で済む」に入るものは、まず設定を試してください。CRM側の設定は製品の提供元や販売代理店の得意分野で、開発会社に頼む理由はあまりありません。

独自開発や連携の開発が必要になるのは、次の2条件がそろう場合です。

契約・見積の版・確認工程など、標準の管理単位に無いものを日常的に使う
それを上位プランで実現すると、人数分の月額が開発・保守費を上回る、または上位プランでも閲覧範囲や承認の流れが業務に合わない

見積の最新版と承認をどこで持つか

見積の改訂版がメールや共有フォルダに散ると、受注処理のときに「どれが承認済みの版か」を探す作業が必要になります。顧客台帳とつなぐなら、次の関係で持つと迷いにくくなります。

見積の版と承認の流れ（説明用）

段階	台帳に残すこと	確認すること
作成	版番号、作成者、作成日、有効期限	前の版から変わった項目（単価・数量・条件）
承認依頼	承認者、依頼日	値引き率など、承認が必要になる条件
承認	承認日、承認者、承認した版	承認後に内容が変わったら、新しい版として承認し直す
受注確定	受注に使った版番号	受注システム・請求へ渡すのは承認済みの版だけ

作り込むと手間が増えるのは、「承認が必要になる条件」と「承認後に変更が入ったときの扱い」です。この2つを先に決めておけば、見積書の作成自体を今のツールのまま続けても、版と承認だけ台帳で管理できます。

見積書の作成そのものを省力化したい場合は見積作成の自動化が近い内容です。契約の成立や書面の効力の判断は、この記事の範囲外です。

台帳を移す前に、重複と履歴を整理する

出典: HubSpot ナレッジベース公式

オーダーメイドでも市販CRMへの移行でも、つまずきやすい点の1つが「同じ会社・同じ人の判定」です。単純な一致ルールでどこまで判定できるかを、架空データで確かめました。

検証の条件（2026年10月9日実施・架空データ）

会社8件、担当者7件の架空データを用意し、正解（同じ法人か・同じ人か）をあらかじめ決めた
会社は「メールのドメインが同じなら同一」、担当者は「メールアドレスが同じなら同一（大文字小文字は区別しない）」という単純なルールを当てた
HubSpotの公式説明では、コンタクトはEメール、会社はドメイン名で重複を判定するとされています（出典）。今回の検証はその考え方をまねた簡易スクリプトで、HubSpotの製品そのものを使ったものではありません

架空データの一部

記録	会社名	ドメイン	正解
C1	株式会社サンプル商事本社	sample-shoji.co.jp	法人A
C2	サンプル商事（大阪支店）	sample-shoji.co.jp	法人A
C3	サンプル商事ロジスティクス株式会社	sample-shoji.co.jp	法人B（グループの別法人）
C4	(株)サンプル商事	（未入力）	法人A
C5 / C6	みどり工業（表記ゆれ）	midori-kogyo.jp / midori-kougyou.co.jp（旧ドメイン）	同じ法人
C7 / C8	別々の小規模事業者	どちらも gmail.com	別の会社

結果

対象	組み合わせ数	正しく統合	誤って統合	見逃し
会社（ドメイン一致）	28	1	3	3
担当者（メール一致）	21	1	1	1

誤りの中身は次のとおりです。

誤って統合：同じドメインを使うグループの別法人（C1・C2とC3）、フリーメールの別の会社同士（C7とC8）、代表アドレス（info@）を共有する別人同士
見逃し：ドメイン未入力の同じ法人（C4）、旧ドメインの同じ法人（C5とC6）、旧アドレスの同じ担当者

架空データで「起きうる例」をわざと入れているため、件数の割合は実際の台帳の傾向を表しません。分かったのは、単純な一致ルールは、グループ会社・フリーメール・代表アドレス・旧ドメインで外れるという点です。

もう1点、統合（マージ）は戻せない場合があります。HubSpotの説明では、マージは解除できず、親会社・子会社に設定されている会社はマージできない、または失敗する場合があるとされています（出典、2026年10月9日確認）。マージすると両方の対応履歴は残りますが、誤って統合した2社をあとで分け直すのは難しくなります。

移行前の確認シート（記入して使う）

確認すること	決めておく内容
同一と判定する条件	法人番号・ドメイン・会社名＋住所など、何がそろえば同じとするか
確認待ちに回す条件	グループ会社、フリーメール、代表アドレス、ドメイン未入力、旧ドメイン
確認待ちを見る人と期限	営業事務か担当営業か。何件までなら人が見られるか
対応履歴の行き先	統合したとき、転職した担当者の履歴をどの会社に残すか
移行前後の照合	会社数・担当者数・対応履歴の件数を移行前後で数え、差が「統合した分」と一致するか
戻し方	移行前の台帳を保存し、誤統合が見つかったときに元の記録をどこから確認するか

名寄せの候補出しにAIを使うのは有効です。ただしAIが「同じ」と判定した結果をそのまま確定せず、確認待ちの群は人が見る工程を残してください。Excel台帳からの移行全体の進め方はExcel管理からシステム化する判断にまとめています。

自社でAIを使って進められる部分と、頼んだ方がよい部分

今はChatGPTやClaudeなどのAIで、項目一覧の整理や簡単な画面の試作は社内でも進められます。切り分けの目安は次のとおりです。

作業	自社でAIを使って進めやすい	外部に頼む価値が出やすい
別台帳の項目の棚卸し	○ 列名を貼って分類させる	—
管理単位と関係の設計	○ たたき台は作れる	例外（異動・グループ会社・支店契約）を含めて決めるとき
画面の試作	○ 架空データで動く画面は作れる	社内の人が毎日使う画面として作り込むとき
閲覧範囲・承認の権限	△ 設計案は作れる	「見えてはいけない顧客が見えない」ことの試験まで含めるとき
データ移行・名寄せ	△ 候補出し	判定条件・照合・戻し方を含めて本番データを移すとき
既存CRM・社内システムとの連携	△ 公開APIの調査	認証、失敗時の再実行、件数の照合まで含めて運用するとき

社内で試作まで進んでいる場合も、その試作をもとに、権限・移行・連携の部分だけを外部に任せる進め方ができます。

費用の目安

出典: kintone 公式サイト

市販CRMの上位プランを使う場合（2026年10月9日、公式の表示価格から計算）

構成	計算	初年度の目安
kintone スタンダード 10ユーザー	1,800円 × 10人 × 12か月（税抜）	21.6万円
HubSpot Sales Hub Professional 10シート	10,800〜12,000円 × 10 × 12 ＋必須オンボーディング18万円	147.6万〜162万円
HubSpot Sales Hub Enterprise 10シート	18,000円 × 10 × 12 ＋必須オンボーディング42万円	258万円

出典：kintone 料金（税抜表示。最小10ユーザー）、HubSpot Sales Hub 料金
HubSpotの料金ページは2つの価格を併記しており、どちらがどの支払い方法に当たるか、税込か税抜かは表示から確認できませんでした。契約前に提供元に確認してください
2年目以降はオンボーディング費が無くなり、月額×人数が続きます。人数が増えるとその分増えます

当社に開発を依頼する場合（税別）

区分	価格	この記事のテーマで当たりやすい作業
小規模な既存改修	30万円〜	既存CRMや台帳への画面の追加・修正、CSV出力の追加、軽微な外部連携
PoC（小さく試す検証）	300万円〜	名寄せの判定条件や新しい管理単位を、一部のデータと利用者で試して評価する。本番システムの完成価格ではありません
本開発	個別見積	独自の顧客台帳の新規開発。機能・利用者数・外部連携・データ移行・権限の要件を確認して見積

含まないもの：クラウド利用料、外部APIの利用料、市販CRMのライセンス費用など、外部サービスの実費
開発会社の見積は、項目数・連携先・データ移行・権限・要件の整理を範囲に含めるかどうかで大きく変わります。複数社の見積を比べるときは、上の確認シートと棚卸しの表を渡して、同じ範囲で出してもらうと比べやすくなります。開発費全般の考え方はAI開発・システム開発の費用も参考になります

棚卸しの結果が①②中心なら、市販CRMの設定や小規模な改修で収まる可能性があります。③が多い場合は、どの区分に当たりそうかを初回相談で一緒に確認します。

今のCRMと、別の台帳に残っている管理を相談する

当社の対応範囲と、近い領域の公開事例

当社は、顧客台帳と画面の新規開発、既存CRM・SaaS（HubSpot・kintoneなど）との公開API・CSVを使った連携、閲覧範囲と承認の権限設計、データ移行に対応できます。製品や言語を理由にお断りすることはありません。ただし、営業CRMそのものを納めた事例や、特定のCRM製品との連携の受託事例は、現時点で公開しているものがありません。

近い領域の公開事例として、薬局の複数店舗・数千人分の記録管理があります。店舗ごとに分かれていた記録と確認の状況を担当者間で把握できるようにするため、業務整理・要件定義から入り、記録管理システム、店舗・担当者ごとの権限設計、確認工程の整理を行いました。顧客管理システムの事例ではありませんが、「拠点ごとの閲覧範囲」と「確認してから確定する流れ」は、この記事で扱った論点と重なります。詳しくは受託開発のページの事例をご覧ください。

相談前にそろえると早い情報

初回相談は無料・30分（オンライン）です。要件が決まっていなくても大丈夫です。次のものがあると、話が早く進みます。

今使っているCRMの製品名とプラン、利用人数
別の台帳に残っている項目の一覧（列名だけで十分です。実データは送らないでください）
台帳を更新する人・見る人と、支店や担当で見せる範囲を分けたいかどうか
見積の承認や、受発注・請求など、顧客情報を渡している先のシステム名
社内でAIを使って作った試作や、項目一覧のたたき台があれば、その有無

相談では、自社でAIを使って進める部分と任せる部分を一緒に切り分けます。相談後に、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをメールでお送りします。顧客の実データ、本番環境のログイン情報は、相談フォームにも初回相談にも不要です。

今のCRMと、別の台帳に残っている管理を相談する

よくある質問

今のCRMは解約しないといけませんか

解約は前提になりません。CRMは営業活動の記録やメール配信に使い続け、契約や見積の版など足りない部分だけを別の台帳で持ち、顧客IDでつなぐ構成もとれます。どちらに何を持つかは、二重入力がどこに残るかで決めます。

CRMの入力そのものが面倒で使われていません。この記事の対象ですか

項目が業務に合わないのが原因なら、この記事の対象です。項目は合っているのに商談記録の入力が後回しになっている場合は、入力を省く方法が先です。その場合はCRM入力の自動化を参照してください。

独自に作った顧客台帳の保守を、あとで別の会社や社内に引き継げますか

引き継げるように作れます。ソースコードの利用権、データの持ち出し方法、項目と権限の説明資料を、発注時の契約と納品物に含めておくことが条件です。社内でAIを使って改修を続けたい場合も、同じものが必要になります。

個人の連絡先を含む台帳を扱います。閲覧範囲はどこまで細かくできますか

独自開発なら、会社・拠点・担当者・契約のどの単位でも見せる範囲を分けられます。範囲を細かくするほど、異動や退職のたびに設定を変える運用が増えます。開発範囲には、見えてはいけない顧客が実際に見えないことを確かめる試験まで含めます。個人情報の取扱いに関する社内規程や法令への適合の判断は、御社の担当部門で行っていただく必要があります。