業務システム開発の進め方｜転記・集計・請求の手作業から作る範囲を決める

転記・集計・照合・請求・承認の手作業が多く、業務システムを作るか迷っている事業責任者・業務部門長・情シスの方に向けた記事です。業務全体を一度に作り直すのではなく、手作業を作業ごとに分けて「件数が多い」「例外がある」「間違えると請求や取引先に影響する」の3つがそろう1か所から作るのが進めやすい方法です。そのほかの作業は、SaaSの設定、今のシステムの改修、運用の見直しで足りることがあります。

当社（AI革命株式会社）の価格は、既存システムの改修が100万円〜、PoC（小さく作って、本当に使えるか確かめる段階）が300万円〜、本開発は個別見積です。すべて税別で、クラウド・外部API・ソフトウェアライセンスなどの実費は別にかかります。300万円はPoCの開始価格で、本番システムが完成する価格ではありません。

この記事では、次の5つを順に決めていきます。

手作業のうち、どれを業務システムにするか
作らない方がよい場合と、SaaS・パッケージ・既存改修・新規開発のどれが合うか
最初に作る範囲（対象業務・使う人・データの出入口・例外・正しさの確かめ方・権限）
段階の分け方と、費用を決める条件
自社でAIを使って進める部分と、開発会社に頼む部分

手作業を5つに分けて、業務システムにする1か所を選ぶ

「業務システムを作りたい」という相談でも、困っている作業は会社ごとに違います。まずは今の手作業を、次の5種類に分けて書き出してください。

種類	よくある作業
転記	受注メール・FAX・CSVの内容を、販売管理や請求ソフトに手で入力し直す
集計	いくつかのシステムから出したCSVをExcelでまとめ、月次の数字を作る
照合	入金と請求、発注と納品を突き合わせ、合わないものを調べる
請求	従量・割引・按分などの独自の計算をExcelで行い、結果を請求ソフトに入れる
承認	値引きや発注の申請をメールや紙で回し、誰の所で止まっているか分からない

書き出したら、作業ごとに「月の件数・回数」「例外の多さ」「間違えたときの影響」「既製の機能でできるか」を並べます。下の表は、架空の卸売会社を想定した説明用の記入例（架空データ）です。

作業（架空データ）	月の件数・回数	例外の多さ	間違えたときの影響	既製の機能でできるか	方式の候補
受注メールを販売管理へ転記	約800件	少ない	中（出荷ミス）	販売管理のCSV取込で一部できる	既製の取込機能、足りなければ既存改修
3つのシステムのCSVを結合して月次集計	月1回・担当者1人	中	中（経営判断の数字）	集計ツールで可能	集計ツールの設定、または集計処理だけを作る
入金と請求の照合	約300件	多い（一部入金・振込名義の違い）	高（未回収の見落とし）	一致するものは可能、例外の扱いは手作業が残る	一致分は自動、例外だけを確認画面に出す仕組みを作る
従量・割引・按分の請求計算	月1回・数千件	中（月途中の契約変更・個別値引き）	高（請求誤り）	請求ソフトでは計算式を表せない	計算と確認画面を作り、請求書の発行は今の請求ソフトのまま
値引き申請の回覧	約20件	少ない	低	SaaSのワークフロー機能で可能	SaaSの設定、または運用の見直し

この例なら、最初に業務システムにするのは「請求計算」と、その結果を確かめる画面です。件数が多く、例外があり、間違えると請求先に影響し、しかも既製の請求ソフトでは計算式を表せないからです。値引き申請の回覧は件数が少なく、既製の機能で足ります。受注の転記は、まず販売管理の取込機能を試してから決めます。

全部を作らないことがポイントです。請求計算を作るときも、請求書の発行・送付まで置き換える必要はありません。今の請求ソフトに取り込めるCSVを出す所までを最初の範囲にすれば、作る量も確認する量も減らせます。

当社の公開できる実績にも、この切り方に近いものがあります。通信事業の数万件の請求情報を取り込んで集計し、担当者が結果を確かめる確認画面を作りました（社名・計算の中身・処理の速さ・削減効果は公開していません）。請求の集計を詳しく検討したい場合は請求集計をシステム化するときの範囲と費用、Excelで回している業務が中心ならExcel業務のシステム化の判断基準、受注から納品までの転記なら受発注システムの開発でどこまで作るかも参考になります。

業務システム開発を頼む前に、作らない方がよい場合を確かめる

出典: kintone 公式サイト

作るかどうかを決める前に、作らずに済む方法と比べます。次の表は、方式ごとに合う状況と合わない状況を並べたものです。

方式	合う状況	合わない状況	費用の考え方
作らない（運用の見直し）	手順が担当者ごとに違う。件数が少ない。手順を決めれば済む	手順を決めても件数が多く、人手が足りない	社内の作業時間だけ
SaaSの設定・既製の連携	勤怠・経費・請求書の発行など、他社とやり方が大きく変わらない業務。標準の項目と画面で足りる	独自の計算や確認の流れがあり、Excelとの併用が残る	月額の利用料（ユーザー数に応じた料金など、製品ごとに異なる）
パッケージ＋追加開発	業界向けの製品があり、追加したいのが帳票や項目程度	製品の作りと自社の業務の順番が大きく違う	製品の費用＋追加分の開発費
既存システムの改修	正しいデータは今のシステムにあり、取込・集計・出力などの1か所が欠けている	今のシステムのデータ自体が信用できない。ソースコードや仕様が手に入らない	当社は100万円〜（税別）
新規開発	独自の計算・確認の流れ・権限が業務の中心で、既製の製品ではExcel併用が残る	業務の手順がまだ決まっていない	当社はPoC 300万円〜で確かめてから、本開発は個別見積（税別）

次のどれかに当てはまる場合は、新しく作らない方がよいことがあります。

業務の手順がまだ決まっていない: システムを作っても、どの手順を正しいとするかで止まります。先に手順を決めます
件数が少なく、例外もほとんどない: 月数十件の作業なら、運用の見直しやSaaSの設定で足りることがあります
他社とやり方が大きく変わらない業務: 勤怠や経費精算など、SaaSが標準で対応している業務は、作るより使う方が早く、更新も製品側に任せられます
困っているのが1か所だけ: 今のシステムに取込・出力の機能を足せば済むなら、新しいシステムを作るより既存の改修の方が小さく済みます

SaaSと比べるときは、月額の利用料を年単位・数年単位に直して並べます。たとえば、ノーコードで業務アプリを作れるkintoneの公式料金は、スタンダードコースが1ユーザー月1,800円（税抜）で、最低10ユーザーからです（kintone 料金・2026-10-15確認）。10ユーザーなら月18,000円、年216,000円（税抜）です。これは製品を勧めるための例ではなく、「作る前に比べる額」の一例です。SaaSで設定を始めたものの、計算や確認の流れが表せずにExcel併用が残っている場合は、SaaSを残したまま足りない部分だけを作る方法もあります。当社は、公開API・Webhook・CSV・画面操作のどれでつなぐかを一緒に決め、SaaSとの連携を作ることにも対応できます。

既製の自動化ツールで足りるか、開発が必要かの見分け方は、業務自動化と受託開発はどちらを選ぶべきかで詳しく扱っています。5年分の総額で比べる方法は、業務システム開発の費用相場と見積内訳を参考にしてください。

最初に作る範囲を6つの項目で決める

作る1か所が決まったら、次の6項目を埋めます。この6項目が曖昧なまま開発会社に相談すると、会社ごとに見積の前提がそろわず、金額を比べられなくなります。

項目	決めること	記入例（説明用・架空データ。前の節の請求計算の場合）
対象業務	どの作業を作り、どこから先は作らないか	月次の従量請求の計算（割引・按分を含む）と確認画面。入金照合は2段階目。請求書の発行・送付は今の請求ソフトのまま
使う人	誰が入力・確認・承認・閲覧するか	請求担当2名が計算と確認、経理責任者1名が承認、営業は閲覧のみ
データの出入口	どこから何を受け取り、どこへ何を出すか	受け取る: 基幹システムの利用実績CSV（月1回）と販売管理の顧客一覧。出す: 請求ソフトに取り込むCSV
例外	ルールどおりに処理できないものをどう扱うか	月途中の契約変更、個別値引き、前月分の訂正。最初は手で入力する欄と、理由を残す欄で受ける
正しさの確かめ方	何と比べて「正しい」と判断するか	過去3か月分について、今のExcelの計算結果と全件を突き合わせる。差が出た行は、理由をすべて説明できれば合格
権限	誰が何を見られ、何を変えられるか	担当は計算結果を編集、責任者は承認、営業は自分の担当顧客の金額だけを閲覧。誰がいつ何を変えたかの記録を残す

この中で、作り始めてから決めると手戻りが大きいのが、例外と正しさの確かめ方と権限の3つです。

例外: ルールどおりに流れる分だけを作ると、例外は結局Excelと手作業に戻ります。最初の範囲では、例外を全部自動にする必要はありません。「手で直せる欄」と「直した理由の記録」を用意しておけば、例外も同じシステムの中で扱えます
正しさの確かめ方: 「動いた」と「正しい」は別です。今の計算結果や過去の帳票など、比べる相手と合格の条件（全件一致か、差の理由を説明できればよいか）を、作り始める前に決めます。ここが決まっていないと、受け入れの確認（検収）がいつまでも終わりません
権限: 拠点や部署ごとに見せる範囲が違う場合、後から権限を足すと画面とデータの持ち方の両方を直すことになります。最初の範囲に入れて、権限どおりに見えないことの試験まで含めます

当社の公開できる実績では、薬局の複数店舗で扱う数千人分の記録管理に、誰がどの記録を見られるかの権限と、確認の工程を組み込みました。記録を管理する機能と一緒に、権限と確認の工程を最初から範囲に入れた例です。

業務システム開発を段階に分けて進める方法と、費用を決める条件

情報システムのモデル取引・契約書を公開している情報処理推進機構（IPA）のロゴ画像

出典: IPA（情報処理推進機構）公式サイト

範囲が決まったら、一度にすべてを発注せず、段階に分けます。始め方は、今のシステムを活かせるかどうかで2通りあります。

段階	決めること・確かめること	主な成果物	当社の価格（税別・実費別）
初回相談	対象業務・使う人・今のシステムを伺い、依頼の形の候補を出す	相談メモ（メール）	無料（30分・オンライン）
既存システムの改修から始める	今のシステムに取込・集計・出力・画面などを足して、手作業の1か所を減らす	改修したシステム	100万円〜
PoCから始める	新しく作る部分が本当に使えるか、正しさの条件を満たすかを小さく確かめ、続けるか止めるかを決める	試作と評価の結果	300万円〜（本番の完成価格ではない）
本開発	PoCや改修の結果をもとに、本番で使う範囲・移行・運用手順を決めて作る	本番のシステム	個別見積
導入・改善	運用の手順を決め、使いながら次の範囲を決める	運用手順	範囲を決めてから相談

契約の結び方も、段階に合わせて分けられます。IPA（情報処理推進機構）が公開している「情報システム・モデル取引・契約書」（第二版）の取引・契約モデルの全体像では、要件定義の支援や外部設計の支援は準委任、ソフトウェアの設計・制作は請負、データ移行や運用テストの支援は準委任というように、工程ごとに契約を分けて結ぶ形が示されています。準委任は作業を行うこと、請負は決めた成果物を完成させることを約束する契約です（IPA 情報システム・モデル取引・契約書・2026-10-15確認）。区切り方と各段階の成果物は、システム開発を段階的に発注する方法で詳しく扱っています。

費用は画面の数だけでは決まりません。見積を大きく動かすのは、次の条件です。

対象業務と例外の数: 例外を自動で処理するか、手で直す欄で受けるか
つなぐシステムの数とつなぎ方: CSVの受け渡しか、公開APIか、画面操作か
データ移行: 移すデータの量と、重複・表記ゆれなどの汚れ具合
権限の段階: 拠点・部署・社外の利用者で見せる範囲を分けるか
正しさの確かめ方: 比べるデータを用意できるか、何件を突き合わせるか
外部の利用料: クラウド・外部API・ソフトウェアライセンスの実費（開発費とは別）

工程ごとの内訳や、見積書で確かめる項目は業務システム開発の費用相場と見積内訳にまとめています。当社の既存システムの改修・PoCの価格と進め方も、あわせてご確認ください。

▶ 今の手作業と使っているシステムから、業務システムにする範囲を相談する

今の手作業と使っているシステムを伺い、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安を、相談後に相談メモでお送りします。

自社でAIを使って進める部分と、開発会社に頼む部分

出典: Claude Code 公式サイト

ChatGPT・Claude・Codexなどを使えば、手作業の洗い出しから画面の試作まで、社内でもかなり進められます。何を自社で進め、何を頼むかは、AIにできるかどうかではなく、間違えたときの影響、確かめる手間、誰が責任を持つかで分けるのが現実的です。

作業	自社でAIを使って進めやすいこと	開発会社に頼む方がよい場合
手作業の洗い出し・業務フロー図	手順書や担当者へのヒアリングメモから、作業の一覧と流れ図の下書きを作る	部署をまたぐ流れで、どこが正しい手順か社内で決まらない
Excelの計算内容の書き出し	数式やマクロの中身をAIに説明させ、計算のルールを文章にする	担当者ごとに計算が違い、どれを正とするかの判断から必要
画面の試作	AIでたたき台の画面を作り、使う人に見てもらう	試作を本番で使いたい。認証・データの保存場所・権限・障害時の戻し方を整える必要がある
今のシステムの調べ物	ソースコードがあれば、AIに読ませて処理の流れを把握する	ソースコードや仕様書が無い、作った会社と連絡が取れない
正しさの確かめ	比べるデータの用意、確認する観点の洗い出し	全件の突き合わせと差の原因調査を、本番に近い条件で行う必要がある
連携・データ移行・本番の運用	つなぐシステムの名前と、受け渡すデータの項目を一覧にする	止められない業務がある、移行に失敗したときの戻し方を決める必要がある

自社で作った試作がある場合は、捨てる必要はありません。当社は、AIで作った試作について、認証・データの権限・テスト・復旧・運用を確かめ、残す部分・直す部分・任せる範囲を分けたうえでの本番化に対応できます。社内でAIを使った開発を続けながら、難しい部分だけを一緒に作る進め方も選べます。

開発会社に相談する前に用意するもの

要件が決まっていなくても相談はできます。次のものがあると、話が早く進みます。

業務の流れ: 前の節の5種類で書き出した手作業の一覧。箇条書きや手書きの図で構いません
使っているシステム・ツールの名前: 販売管理・会計・請求・SaaSなど。どれが「正しいデータ」の置き場所かも分かれば書きます
困っている操作: 「月末に2日かけてCSVを結合している」「入金の照合で名義違いを1件ずつ調べている」など、具体的な作業
手元にあるもの: 計算に使っているExcel、AIで作った試作、既存のソースコードや仕様書の有無
最初の範囲の案: 6項目の表のうち、埋められた所だけで十分です

一方で、秘密情報・本番の認証情報（パスワードやAPIキー）・実際の顧客データは送らないでください。Excelや画面を見せたい場合は、顧客名や金額をダミーに置き換えたものを用意します。

要件がまとまっていない段階での相談の仕方は、要件が固まっていない段階で開発会社に相談する方法でも紹介しています。

当社の初回相談は無料・30分（オンライン、Google Meet）です。要件が決まっていなくても大丈夫です。自社でAIを使って進める部分と任せる部分を一緒に切り分け、相談後に、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをメールでお送りします。運用の見直しやSaaSで足りそうな場合も、相談メモにそう書いてお返しします。

よくある質問

Q. 今のシステムを作った会社とは別の会社に、改修を頼めますか？

頼めます。最初に、ソースコード・仕様書・動かしている環境の情報が手に入るかと、それを使って改修してよい権利があるかを確かめます。当社は、調査だけの依頼と、調査のあとに改修まで行う依頼のどちらも受けられます。ソースコードが手に入らない場合は、改修ではなく、データを取り出して周りに新しい仕組みを作る方法を検討することになります。

Q. 作ったあとの小さな修正を、自社でAIを使って行うことはできますか？

できます。ただし、契約の段階で、ソースコードの権利がどちらにあるか、どこに置くか、修正したときに何を確かめれば安全かを決めておく必要があります。自社で直す前提なら、テストの手順と、本番とは別に試せる環境を引き渡しの範囲に入れておくと、修正のたびに開発会社へ戻らずに済みます。

Q. ノーコードツールで作った業務アプリが限界になってきました。全部作り直すしかありませんか？

全部を作り直す必要はありません。ノーコードツールのまま残す部分と、表せない計算・大量の処理・細かい権限などを外に作る部分に分ける方法があります。当社は、公開APIやWebhookを使ったSaaSとの連携と、作り直す場合のデータ移行のどちらにも対応できます。どちらが合うかは、ツールの中にあるデータの量と、残したい画面の数で変わります。

Q. PoCの結果、「作らない」と決めることもありますか？

あります。PoCは、続けるか止めるかを決めるための段階です。始める前に「何を満たせば本開発に進むか」（正しさの条件、使う人が操作できるか、例外の割合など）を決めておくと、結果を見て判断できます。止める場合も、どの条件で止めたかが分かれば、SaaSや運用の見直しなど別の方法を選ぶ材料になります。

Q. 社外の取引先にも使ってもらうシステムは作れますか？

作れます。社外の利用者がいる場合は、ほかの取引先のデータが見えないようにする権限の設計と、その試験を開発の範囲に含めます。社内向けよりも、ログインの方法、見せる項目、問い合わせの受け方を早めに決める必要があります。

Q. 業務システムを作ったら、すぐに作業時間が減りますか？

本番で使い始め、今のやり方と並行して確かめる期間を終えるまでは、作業が一時的に増えることがあります。PoCの段階は判断のための費用で、作業時間が減り始めるのは本番に切り替えてからです（既存システムの改修なら改修した機能を本番で使い始めてから、新規開発なら本開発・データ移行を終えてから）。費用と効果を比べるときは、この並行期間も計画に入れてください。

手作業から業務システムにする範囲を決めたい方へ

業務システム開発は、全部を作り直すことから始める必要はありません。転記・集計・照合・請求・承認の手作業を書き出し、件数が多く、例外があり、間違えると影響が大きい1か所を選びます。運用の見直しやSaaSで足りる作業はそちらに任せ、作る部分は対象業務・使う人・データの出入口・例外・正しさの確かめ方・権限の6項目で範囲を決めます。始め方は、今のシステムの改修か、PoCで確かめてからの本開発のどちらかです。

当社の価格は、既存システムの改修が100万円〜、PoCが300万円〜、本開発は個別見積です（すべて税別。クラウド・外部API・ライセンスなどの実費は別）。PoCの300万円は本番システムの完成価格ではありません。公開できる実績には、通信事業の請求情報の取込・集計・確認画面と、薬局の複数店舗の記録管理・権限・確認工程があります。

初回相談は無料・30分（オンライン）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。今の手作業と使っているシステムを伺い、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安を、相談後に相談メモでお送りします。秘密情報・本番の認証情報・実際の顧客データは送らないでください。

▶ 今の手作業と使っているシステムから、業務システムにする範囲を相談する