介護事業所の業務システムを開発会社に頼むには｜請求ソフトを残して作る範囲・ケアプランデータ連携・費用【2026年10月】

介護事業所の業務システムを開発会社に頼むなら、国保連への伝送やケアプランデータ連携は今の介護ソフトに任せたままにして、ソフトの外に残っている「事業所をまたぐ集計」「確認の画面」「記録とシフトの突き合わせ」だけを作るのが基本です。1事業所だけで、介護ソフトの標準帳票で用が足りているなら、開発は要りません。

この記事は、複数の介護事業所を運営していて、介護保険の請求ソフトは入っているのに、記録・シフト・加算の確認・事業所間の集計はまだ紙とExcelで回している経営者・事務長の方に向けて書いています。

AI革命株式会社（当社）に頼む場合の費用は、既存システムの改修が100万円〜、PoC（小さく作って効果を確かめる段階）が300万円〜、本開発は個別見積です（いずれも税別。クラウドや外部サービスの利用料は別）。

この記事の公的な仕組みの説明は、2026年10月18日に厚生労働省、ケアプランデータ連携システムのヘルプデスクサポートサイト、兵庫県・兵庫県国保連合会の公開資料で確かめた内容です。予定とされている時期は予定のまま書いています。

開発を検討する場合・市販の介護ソフトで足りる場合

最初に、そもそも作る必要があるかを見分けます。介護ソフトの設定変更や、既製の帳票・オプションで足りるなら、そのほうが安く早く済みます。

左の列に多く当てはまるなら、まず今の介護ソフトのベンダーに、設定・オプション・上位プランで解決できるかを聞いてください。右の列が多く、しかもその作業に毎月まとまった時間がかかっているときに、開発を検討する意味が出てきます。

介護ソフトそのものを作り直す（フルスクラッチで請求まで置き換える）案は、この記事では勧めません。理由は次の節で説明します。

公的な仕組みで流れるデータ・流れないデータ（2026年10月時点）

出典：ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト

作る範囲を決める前に、介護ソフトと公的な仕組みの間で、どのデータがすでに流れているかを押さえておきます。ここが流れているなら、自前で作り直す理由はありません。

この表から言えることは2つあります。

1つ目に、請求とケアプランのやり取りは、電子証明書と標準仕様に沿って動いていて、しかも2027年にかけて仕様が変わります。この部分を独自に作ると、制度変更のたびに自社で対応し続けることになります。介護ソフトのベンダーが対応してくれる部分は、そのまま任せるほうが合理的です。

2つ目に、公的な仕組みで流れるのはケアプラン・提供票・請求・LIFEの提出データまでです。日々の介護記録の細部、シフトと勤怠、研修や会議の記録、事業所をまたいだ経営の集計は、この流れの外にあります。冒頭で挙げた、紙とExcelで回している業務は、この部分にあたります。

なお、介護WEBサービスのAPIは「介護ソフトと介護WEBサービスをつなぐもの」として公開されています。法人が独自に作ったシステムから直接つなげるかどうかは、当社では確かめていません。開発の計画では、介護WEBサービスから入る情報は介護ソフト経由で受け取る前提にしておくのが安全です。

作る範囲の決め方：残す・つなぐ・作る

範囲は「残す」「つなぐ」「作る」の3つに分けて決めます。下の表は、説明用に作った架空の法人（居宅介護支援1・訪問介護1・通所介護1の3事業所）の例です。実在の事業所や当社の案件ではありません。

「作る」の行でも、判断そのものは人に残します。たとえば算定の確認では、どの記録がそろえば満たすとみなすかを法人で決めて文章にし、システムはその条件に照らした一覧を出すところまでにします。条件を決めないまま発注すれば、開発会社が条件を推測して作ることになり、検収のときに「思っていたものと違う」が起きがちです。

例外の扱いも、最初に決めておきます。

• CSVの取り込みに失敗した月：手で入れたExcelを取り込めるようにするか、その月は集計から外して印を付けるか
• 月の途中で利用者の事業所が変わったとき：どちらの事業所の数字に入れるか
• 請求ソフトで月遅れ請求や返戻の再請求があったとき：集計をどの月の数字として扱うか
• 請求ソフトの数字と集計画面の数字が合わないとき：どちらを正とし、誰が差を確かめるか

介護ソフトのCSV出力で取れるか確かめる

周辺のシステムは、介護ソフトから何を取り出せるかで作れる範囲が決まります。CSVの出力項目は製品ごとに違い、当社でも製品ごとの可否は確かめていません。発注の前に、今のベンダーに次のことを聞いてください。

ケアプランデータ連携の利用料は令和8年度中は無料で、介護WEBサービスへの移行後も利用料の負担は求めない方針と案内されています。ただし、介護ソフト側の連携機能に別の費用がかかるかどうかは製品によって違うため、上の表の最後の行で確かめてください。

個人情報と権限：事業所・職種ごとに見える範囲を決める

出典：厚生労働省

介護事業所で扱う情報の多くは要配慮個人情報です。厚生労働省の「介護事業所における情報安全管理の手引き」（令和8年4月、2026-10-18 確認）は、IDとパスワードを職員で共用しないこと、個人の端末を業務に使わないこと、持ち出しの記録などを挙げています。周辺のシステムを作るときは、これを画面の機能と運用の両方に反映します。

まず、誰が何を見られるかを表にします。下は説明用の架空の例です。

この表ができていれば、開発会社は権限の設計と、その確かめ方（例：訪問介護の職員のIDで、通所介護の利用者の記録が開けないこと）を見積に入れられます。表が無いまま発注すると、権限はあとから足す扱いになり、作り直しが出やすくなります。

開発の範囲に入れておくものは、次のとおりです。

• 職員ごとのID（共用IDを作らない）と、退職・異動のときの停止手順
• 誰がいつどの利用者の情報を見たか・直したかの記録
• 一覧のダウンロードやCSV出力を、どの役割に許すか
• 法人支給の端末からだけ使う場合の制限のかけ方

手引きは、システムの運用やデータの処理を外部に任せるときに、委託先のセキュリティ対策を確かめて選び、契約を結び、その後も適切に行われているかを確かめることを求めています。開発会社には、開発中にどのデータを扱うか（実データを使うのか、架空データで作るのか）、データをどこに置くか、終わったあとにどう消すかを、契約の前に聞いてください。架空データで作れる段階は架空データで進め、実データを扱う段階に入る前に範囲と取り扱いを決めておくと安全です。なお、当社は法令への適合を保証するものではありません。ガイドラインへの対応は法人で判断していただく前提で、そのための機能を一緒に決めます。

担当の分け方と検収の決め方

発注者と開発会社で、誰が何をするかを先に分けておくと、見積の前提がぶれません。

検収の条件は、数字で確かめられる形にします。説明用の例を挙げます。

この表は検証の手順と合格の条件を示したもので、当社が実際に検証した結果ではありません。

費用の目安と依頼の形

当社に頼む場合の価格は、次のとおりです（税別）。

PoCの300万円は、本番で使うシステムの完成価格ではありません。PoCで確かめた結果をもとに、本開発の範囲と金額をあらためて決めます。

費用に含まないものは、次のとおりです。

• 介護ソフトのライセンス料、連携・CSV出力オプションの費用（ベンダーに支払うもの）
• サーバーやクラウドの利用料、外部サービスの利用料
• 職員用の端末

金額の判断には、今の作業にかかっている時間を数字にしておくと役立ちます。仮定に基づく試算を1つ示します。

仮定：3事業所の事務担当がそれぞれ月末の集計と転記に月8時間、本部の事務長が合算と確認に月4時間かけている。合計月28時間。人件費を時給2,000円で計算すると月5万6,000円、年67万2,000円。システムに移したあとも、数字の確認に月6時間が残ると仮定すると、減るのは月22時間・年52万8,000円。

この仮定で、減った時間の人件費（年52万8,000円）と費用が釣り合うまでの期間を計算すると、すでに法人で使っている集計ツールを100万円で改修する場合は約1年11か月（100万円÷52万8,000円）、新しく作る前にPoC（300万円〜）で確かめる場合は約5年8か月（300万円÷52万8,000円）です。Excelから新しく作る場合はPoCだけでは本番のシステムにならず、本開発の費用も加わるため、回収はさらに長くなります。時間と時給は法人ごとに違うので、ご自身の数字に置き換えてください。集計だけでは時間が少ない場合は、記録とシフトの突き合わせなど、ほかの業務も合わせて棚卸しすると判断しやすくなります。

価格の前提と、相談からPoC・本開発までの進め方は、既存システムの改修・PoCの価格と進め方で確かめられます。

業種を問わない業務システムの範囲の決め方は「業務システム開発の進め方」、見積の内訳は「業務システム開発の費用相場と見積内訳」でも説明しています。

近い構成の公開事例（介護ではなく薬局の案件）

当社には、介護事業所のシステムを開発した公開実績はありません。近い構成の例として、薬局の案件を紹介します。

当社は、薬局の複数店舗・数千人分の記録管理、権限、確認工程を開発しました。複数の拠点で扱う記録を1つの仕組みで管理し、誰がどの記録を見られるかの権限と、記録を確かめる工程を最初から範囲に入れた案件です。この記事で説明した「事業所ごとに見える範囲を分ける」「抜けを確認する工程を画面に入れる」と構成は近いものの、介護保険の制度や介護ソフトとの連携を扱った案件ではありません。

対応できる範囲としては、介護ソフトから出したCSVの取り込み、事業所をまたぐ集計や確認の画面、職種ごとの権限、既存のExcelや独自ツールからのデータ移行、他社が作った既存システムの調査・改修をご相談いただけます。特定の介護ソフトとの連携実績があるわけではないため、つなぎ方（CSV・APIなど）は、使っている製品の仕様を確かめてから一緒に決めます。

薬局の記録管理の考え方は「薬局チェーンの記録管理と情報共有の仕組み」で、介護でのAIの使いどころは「介護のAI活用」で紹介しています。

相談の前にそろえておくと早いもの

相談の時点で要件が決まっている必要はありません。次のものがあると、作る範囲の候補を早く出せます。

• 事業所の数とサービス種別、事業所ごとに使っている介護ソフトの製品名
• 紙やExcelで回している業務と、1か月にかかっている時間のおおよそ
• 本部で毎月作っている集計表（数字を消したもの、または列名だけ）
• 介護ソフトから出せるCSVの列名の一覧（ベンダーに聞いた結果があれば）
• 誰に何を見せたいかのイメージ（上の権限の表の書きかけでもかまいません）

利用者の氏名や記録の本文など、実際の個人情報は相談の段階では送らないでください。

初回相談は無料・30分（オンライン）です。要件が決まっていなくても大丈夫です。相談後に、業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モックと、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモを無料でお送りします。簡易モックは画面のイメージで、動くシステムではありません。

今の業務と使っている介護ソフトを伺い、作る範囲を相談する

よくある質問

介護ソフトを乗り換えるのと、周りを作るのと、どちらを先に考えるべきですか

先に乗り換えを考えたほうがよいのは、今のソフトがケアプランデータ連携の標準仕様（第4.1版／第5.0版）に対応する予定がない場合や、CSVをほとんど出せない場合です。そのソフトの周りに仕組みを作っても、乗り換えたときに取り込みを作り直すことになります。ソフトに不満はなく、事業所をまたぐ集計や確認だけが手作業なら、周りを作るほうが現場の操作を変えずに済みます。

ケアプランデータ連携が介護WEBサービスへ移ると、作ったシステムに影響はありますか

周辺のシステムが介護ソフトのCSVから取り込む作りなら、移行の影響を受けるのは主に介護ソフト側です。ただし、移行に合わせて介護ソフトの出力形式が変わることはありえます。取り込みの設定を項目の対応表で持つようにしておくと、形式が変わっても直す範囲が小さく済みます。

自分たちでAIを使ってExcelのマクロや簡単な画面を作ってもよいですか

作ってかまいません。集計の手順を言葉にしてAIにマクロを書かせるだけで、転記の手間が減ることもあります。会社に頼んだほうがよいのは、複数の職員が同時に使う、職種ごとに見える範囲を分ける、操作の記録を残す、といった要配慮個人情報を扱う仕組みにしたい段階です。自分たちで作ったものがあれば、それを相談の材料にしてください。残す部分と作り直す部分を分けて考えられます。

介護テクノロジーの補助金は使えますか

介護ソフトや周辺の機器への補助は、都道府県ごとに要綱・上限・公募の期間が違います。令和8年度分はすでに締め切った県もあります（例：宮城県の令和8年度介護テクノロジー導入支援事業補助金は2026年8月14日で受付終了。2026-10-18 確認）。使えるかどうかは事業所のある都道府県の公式ページで確かめてください。補助の対象に周辺のシステム開発が入るかも、要綱で確かめる必要があります。

これとは別に、ケアプランデータ連携システムの導入や介護情報基盤との接続サポートには、国保中央会の助成があります（介護保険最新情報Vol.1529の別添では申請期間は令和8年5月7日〜令和9年3月12日の予定。助成の限度額は介護情報基盤ポータルで確認）。こちらは接続のための助成で、周辺システムの開発費の補助ではありません。

国保連への伝送まで、自社のシステムでできるようにしたほうがよいですか

おすすめしません。伝送には専用の電子証明書を使い、請求の仕様も制度改正で変わります。介護ソフトのベンダーが対応している部分を自社で持つと、改正のたびに改修費がかかります。請求は介護ソフトに残し、締めた数字を周辺のシステムの「正解」として使うほうが、数字の食い違いも起きにくくなります。

職員がスマホやタブレットで記録や確認をできるようにできますか

できます。画面をスマホやタブレットで使いやすい形にすることも開発の範囲に含められます。手引きは個人の端末を業務に使わないことを挙げているため、法人で支給した端末だけから使えるようにするか、個人の端末も認めるかを先に決めてください。決め方によって、ログインのしかたや見せる情報の範囲が変わります。

請求ソフトはそのまま使い、紙とExcelで回している部分だけをどう作るか。今の業務と使っている介護ソフトを伺って、一緒に切り分けます。

今の業務と使っている介護ソフトを伺い、作る範囲を相談する