社内申請のチェックを自動化する方法と費用｜稟議・購買・押印の一次確認は月何時間減るか

稟議・購買申請・押印申請・出張申請・システム利用申請といった社内申請の一次チェック（承認者が判断する前に総務・経理・管理部門が行う不備確認）は、自動化できます。費用は、ワークフローシステムに備わる自動チェック機能を使うなら月5,000円〜3万円程度です。既存のワークフローを入れ替えずに、規程との照合や複数システムの突き合わせを行う仕組みを開発して外付けする場合は、開発費が別にかかります（当社の受託開発では既存システムの改修100万円〜、PoC 300万円〜、本開発は個別見積。税別で、クラウドやAIの利用料は別）。

ただし、自動化できるのは「一次チェック」までで、投資の可否や人事の判断といった決裁そのものは人が行います。この記事では、社内申請のどこに時間がかかっているかを整理したうえで、自動化できる範囲とできない範囲、3つの実現方法の費用、削減できる時間の試算、導入までの流れを、経営者・管理部門長の視点で解説します。

なお、経費精算（立替精算・領収書・インボイス対応）のチェック自動化は経費精算のチェックを自動化する方法と費用で詳しく扱っています。本記事は経費精算を除く社内申請全般が対象です。

社内申請のチェックのどこに時間がかかっているか

「一次チェック」で総務・経理が見ている6項目

社内申請の承認フローには、承認者（部門長・役員）が決裁する前に、総務・経理・管理部門が申請の不備を確認する工程があります。これが一次チェックです。1件ごとに見ている項目を書き出すと、概ね次の6つになります。

1件あたりは数分でも、月初・月末に申請が集中し、件数が増えるほど時間は比例して増えます。

不備があると三者の往復が生まれる

不備が見つかると、差し戻し → 申請者が修正 → 再申請 → 再確認、という往復が生じます。修正後の申請は承認者ももう一度見ることになるため、総務・申請者・承認者の三者の時間が同時にとられます。差し戻しの原因は、記入漏れや誤記、添付書類の不足、承認ルートの誤設定、そもそもルールが不明確で申請者が判断できない、といったものが大半です。

承認者側の時間と「滞留」のコスト

承認者（管理職）側の時間は見落とされがちです。承認者は内容を読む前に「何の稟議か」「どこが論点か」を自分で読み解く必要があり、件数が増えると「とりあえず承認」に流れて、承認漏れや滞留が起きます。

エイトレッドが2022年に実施した稟議書に関する実態調査（従業員100名以上の企業で半年に3回以上起案した109名が対象）では、稟議フローに悩みがある人が約8割にのぼり、悩みの内訳は「承認までに時間がかかる」60.5%、「進捗が把握しづらい」55.8%、「承認漏れが生じている」18.6%でした。承認までの平均日数は「3日以上」が半数を超えています（「1日未満」4.6%、「1日以上3日未満」37.6%）。プロフェッショナルテック総研が2024年に行った調査（クラウドサイン利用者312名が対象）でも、承認まで1日以上かかるケースが73.5%でした。

稟議が3日止まれば、発注も契約も採用もその分だけ遅れます。一次チェックの自動化は、総務の工数を減らすだけでなく、「決裁が早くなる」という経営上の効果もあります。

進捗の問い合わせと催促、複数システムの横断確認

進捗が見えないため、申請者は総務に「今どこで止まっているか」を聞き、総務は承認者に催促します。この問い合わせ対応と催促は、集計されないまま総務の時間を削っています。

さらに、ワークフロー・会計・購買・契約台帳がそれぞれ別のシステムに分かれている企業では、「予算残があるか」「この取引先と既に契約があるか」を別画面で開いて確認しています。一次チェックの時間の相当部分は、この画面の行き来です（契約台帳側の管理については契約書の期限管理を自動化する方法で扱っています）。

自動化すると何がどう変わるか

チェックの流れ Before / After

「全件を見る」から「上がってきたものだけを判断する」へ

自動化後の総務・経理の仕事は、全件を確認することではなく、機械が「要チェック」と判定した案件だけを判断することになります。判定は「問題なし／要チェック／明確な不備」の3段階で出し、「問題なし」は承認者へ、「明確な不備」は理由付きで申請者へ差し戻し、「要チェック」だけが人の手元に残る設計です。

この構造でいちばん肝心な点は、件数が増えても総務の時間が増えなくなることです。拠点や部門が増えて申請件数が倍になっても、人が見るのは「要チェック」の分だけで済みます。

削減できる時間の試算：月何時間 × 人件費でいくらか

自社の数字に置き換えられるよう、前提を明示して試算します。以下は説明用に置いた仮定に基づく試算で、実測や公的な調査データではありません。自社の件数・単価に差し替えてご覧ください。

前提

自動化後に残る作業は、一次チェックが「要チェック」のみとなり4分の1に（アシストが公表するAEDANの「工数を3分の1〜4分の1に削減」の事例を参考に置いた前提）、差し戻しは不備が申請時点で申請者に返るため半減、承認者の確認は要点が先に届くため半減、催促はゼロ、と置いています。

ケースA：従業員30名・1拠点・月80件

人件費換算で月約6.7万円、年約80万円です。この規模では、後述するワークフローシステムの自動チェック機能（月5,000円〜3万円）で必須項目・添付・承認ルートの分岐を自動化すれば、一次チェックの大半がなくなります。照合の仕組みをこの業務単体のために開発する規模ではありません。

ケースB：従業員150名・5拠点・月400件

人件費換算で月約29万円、年約350万円です（総務・経理63.3時間 × 3,000円 ＋ 管理職20時間 × 5,000円）。

自動化後に残る作業は約28時間・月約10.5万円で、削減額は月約18.5万円、年約220万円です。

照合の仕組みを開発して外付けする場合、回収月数は「初期の開発費 ÷（月の削減額 − 月の運用費）」で見ます。運用費は、クラウドやAIの利用料と保守の費用です。仮に開発費400万円、運用費月5万円と置くと（どちらも説明用の仮定で、当社の見積額ではありません）、ケースBは400万円 ÷（18.5万円 − 5万円）で約30ヶ月かかります。社内申請の一次チェックだけのために開発するには、回収までの期間が長い規模です。ケースBで開発が見合うのは、経費精算のチェックや受発注の照合、月次レポートの作成など、同じデータを使う他の定型業務も同じ仕組みでまとめて自動化し、削減額の合計が大きくなる場合です。

ケースC：従業員300名・複数拠点・独自規程あり・月1,000件

人件費換算で月約68万円、年約816万円です。担当者1人分を超える時間が、確認と往復と催促に使われている計算です。

自動化後に残るのは約71時間・月約26万円で、削減額は月約42万円、年約500万円です。ケースBと同じ式で運用費を月5万円と仮定すると、開発費400万円なら約11ヶ月、800万円なら約22ヶ月で回収する計算です（いずれも仮定に基づく試算）。開発費は、接続するシステムの数、申請種別の数、規程の照合にAIを使うかどうかで変わります。

「担当者をもう1人採用する」との比べ方

増員と比べるときは、増員の年間コスト（想定年収＋会社負担の社会保険料など＋採用費）と、開発の初年度コスト（開発費＋運用費12ヶ月分）、2年目以降のコスト（運用費12ヶ月分）を並べます。開発した仕組みは件数が増えても費用の増え方が緩やかな一方、規程改定や申請種別の追加のたびに直す費用がかかります。その作業を自社の担当者が持つのか、保守契約で外部に任せるのかも、比べる前に決めておきましょう。

ケースCの規模なら、開発が増員の代わりになり得ます。逆にケースAならワークフローシステムで十分です。規模によって答えが変わることを先にお伝えしておきます。

自動化できる業務・できない業務の境界線

社内申請のチェックには「形式のチェック」「内容の照合」「決裁」の3つの層があり、自動化できるのは前の2つまでです。

「一次チェックの自動化」と「決裁の自動化」は別のものです。決裁権限規程や職務分掌の観点からも、決裁は人が行う前提で設計します。この線を先に引いておくと、内部統制や監査で問われる点も整理しやすくなります。

適用できる条件・適用できない条件

「見逃しゼロ」については根拠を添えておきます。デジタル庁が2024年5月に公開した令和5年度の生成AI検証結果では、ルールに基づく判定タスク（文書の機密度判定）の最初の試行で、22通りの入力のうち機密性の分類を適切に判定できたのは91%で、「それなりに高い精度であるものの改善が必要」と評価されています。プロンプトを改善した後の検証でも、報告書の結論は「100%の精度での回答は困難」でした。ルール判定にAIを使う以上、100%にはなりません。だからこそ「要チェック」を人に回す3段階の設計にし、人が見る件数を数分の1に減らすことを現実的な目標にします。

実現する方法は3つある

出典: X-point Cloud 公式

方法1：ワークフローシステムの自動チェック機能を使う

ジョブカンワークフロー、X-point Cloud（エイトレッド）、バクラク申請（LayerX）、楽楽精算の汎用ワークフロー、kintone（サイボウズ）などが該当します。必須項目・必須添付の判定、金額上限や規程違反時の警告・ブロック、金額に応じた承認ルートの自動分岐、二重申請の検知が標準機能として備わっています。バクラク申請は、社内規程やマニュアルをAIが参照してレビューし、確信度が高いものは自動で一次承認する機能を公式に掲げています。

• 費用：月5,000円〜3万円程度（ユーザー数連動）
• 向く規模：従業員30〜100名程度で、申請が1つのシステムで完結している企業
• 残る作業：会計の予算残・契約台帳・過去申請との突き合わせ、規程変更時の設定更新

方法2：RPA・ノーコードで転記と照合を自動実行する

WinActor（NTT-AT）やMicrosoft Power Automateで、ワークフローから申請データを取り出して会計システムの予算残と突き合わせる、承認済み申請を購買システムに転記する、といった決まった手順を自動実行します。既にワークフローシステムを使っていて「別画面での確認・転記」が残っている企業に向きます。

• 費用：Power Automate Premium 2,248円/ユーザー/月、Process 22,488円/ボット/月（税別・年払換算）／WinActor 実行版 300,080円/年、フル機能版 1,098,680円/年（PC1台・税込）。加えて作り込みの工数
• 向く規模：手順が完全に固定で、画面や様式が変わらない業務
• 残る作業：規程との照合や内容の判断はできない。画面レイアウトが変わると止まるため保守が必要（データ転記の自動化で詳述）

方法3：照合の仕組みを開発して既存ワークフローに外付けする

既存のワークフローシステムはそのままに、申請データ・添付・規程・各システムの台帳を読み込んで、規程との照合・横断照合・承認者向けの要点整理・滞留の催促までを行う仕組みを追加します。規程の文章との照合や要点整理には生成AIを使い、金額・権限・予算残の照合のように答えが一つに決まるものは通常のプログラムで判定する、という組み合わせです。

作り方は、自社用に開発する方法（内製または開発会社へ依頼）と、既製の製品を使う方法があります。製品では、NTTテクノクロスは2021年に「BizFront/SmartUI Decision Manager」を年額100万円〜で発表し、社内試行（購買・発注・経費精算1,354件）で年間約4,000時間の削減見込みを公表しています。アシストの「AEDAN」も申請不備チェックの工数を3分の1〜4分の1に減らした事例を公式に掲載しています（価格は非公開）。エイトレッドが2025年8月に発売したAI搭載ワークフロー（月35,000円／80,000円）は稟議書の素案作成が主機能で、チェックではなく作成支援に位置づけられます。

• 費用：自社用に開発する場合は開発費（当社の受託開発では既存システムの改修100万円〜、PoC 300万円〜、本開発は個別見積。税別）＋クラウド・AIの利用料などの実費／製品ではNTTテクノクロスが年額100万円〜（2021年発表時点）
• 向く規模：従業員100名以上、複数拠点・複数システム、独自規程がある企業
• 残る作業：「要チェック」案件の判断と決裁、規程改定時のルール更新
• 運用型の選択肢：仕組みの運用まで月額で外部に任せるサービスや、AIエージェントを提供するサービスもあります。社内に保守できる担当者を置けない場合は候補になります

なお、チェック作業をそのまま外部に委託するBPO（TOPPAN「ノエラ」など）もありますが、料金は非公開で、件数が増えれば費用も増える構造のため、本記事では比較対象から外しています。

3つの方法の比較

費用の目安

出典: kintone 公式

方法別の費用を横並びにします。いずれも2026年9月時点で確認できた公式または準公式の情報で、金額は税別表記が中心ですが、製品により税込のものがあります。

第三者の相場感として、TOKIUMは自社コラムで「小規模なSaaS（クラウド型サービス）導入は初期0〜50万円・月3〜20万円、API連携（システム同士をつなぐ開発）を伴う中規模構築は初期50〜300万円・月5〜30万円、運用保守は月額の10〜30%」という目安を示しています。

見落としやすい費用

• 規程変更時の設定更新：ワークフローシステムの規程違反ブロックは、規程が変わるたびに利用企業側で設定を更新する必要があります。決裁権限規程を年に何度も改定する企業では、この作業が無視できません
• RPAの保守：画面レイアウトや様式の変更で止まるため、直せる人を社内に置くか保守契約が必要です
• 電子化の前工程：紙の申請書が残っている場合、先にスキャンや電子申請への切り替えが要ります（紙をスキャンして文字を読み取るOCRの活用は紙書類のOCR登録の自動化を参照）

受託開発で作る場合

当社（AI革命）の受託開発では、既存のワークフローシステム・会計システム・契約台帳をそのまま使い、一次チェックの工程だけを外付けする仕組みを作れます。各システムとのつなぎ方は、公開API・Webhook・CSV出力のどれを使うかを、今の環境に合わせて一緒に決めます。

公開している価格は、既存システムの改修100万円〜、PoC（小さく作って精度や効果を確かめる段階）300万円〜、本開発は個別見積です（すべて税別）。クラウド・AIの利用料・ライセンスなどの実費は別にかかります。PoCの300万円は検証段階の開始価格で、本番で使う仕組みの完成価格ではありません。どれに当たるかは、申請種別の数、接続するシステム、規程の照合にAIを使うかどうかで決まります。

規程改定のたびに誰が判定ルールを直すかも、開発の範囲に含めて決めます。ルールを設定表として分けておけば総務が自分で更新でき、外部に任せるなら保守の契約を別に結びます。

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回収ラインの目安

• 月100件以下・1システムで完結：ワークフローシステムの自動チェック機能。仕組みの開発は不要
• 月300〜500件・複数拠点：一次チェック単体では、開発費の回収に2年以上かかることがある（ケースBの仮定で約30ヶ月）。経費精算・受発注照合・月次集計など、同じデータを使う他の定型業務とまとめて自動化するなら検討の余地がある
• 月1,000件前後・複数システム・独自規程：開発費の規模によっては1〜2年で回収できる範囲（ケースCの仮定で約11〜22ヶ月）。増員と並べて検討する価値がある

当社の公開実績と、社内申請のチェックに通じる点

当社が公開している受託開発の実績のうち、社内申請のチェックと構造が近いものを2つ挙げます。どちらも社内申請のチェックそのものを自動化した案件ではありません。守秘のため、顧客名・費用・効果の数値は公開していません。

薬局：複数店舗・数千人分の記録管理、権限、確認工程

複数の店舗にまたがる数千人分の記録を管理する仕組みで、記録を扱う権限と、記録を確認する工程を作りました。社内申請のチェックでも、拠点や部門ごとに見てよい申請を分ける権限と、「誰が、いつ、何を確認したか」を残す確認工程が要ります。

通信事業：数万件の請求情報の取込・集計・確認画面

数万件の請求情報を取り込んで集計し、担当者が確認するための画面を作りました。件数の多いデータを機械で取り込み、人が確認すべきものを画面で見られるようにする点は、申請の一次チェックで「要チェック」だけを総務に見せる形と同じ考え方です。

社内申請のチェックに当てはめると、拠点や部門から上がってくる稟議・購買申請・出張申請を規程・予算・契約台帳と照合し、「要チェック」だけを本部の総務・経理に回す仕組みになります。これは上の実績の考え方を当てはめた説明用の構成例で、同じものを納品した実績ではありません。

薬局チェーンの本部業務全般については、薬局チェーン本部の運営管理と本部と店舗の業務分担でも取り上げています。

導入までの流れと期間

照合の仕組みを開発して外付けする場合の進め方です。期間は申請種別の数、接続するシステム、検証に使える過去データの有無で変わるため、ここでは各段階が終わったときに手元にあるものを示します。

最初の棚卸しで、「そもそも何を見ているか」が担当者ごとに違うと分かることがあります。この段階で規程を言語化すること自体が、自動化とは別に差し戻し率を下げる効果があります。人事関連の申請（残業・休暇）については、勤怠集計の自動化と合わせて設計すると、承認後の集計まで一続きになります。

棚卸しの段階で「この規模ならワークフローシステムで十分」と判断した場合は、そのようにお伝えします。

自社でAIを使って進められる部分と、会社に頼む部分

ChatGPTやClaudeなどの生成AIを使えば、社内でもかなりの部分を進められます。外部に頼むかどうかは、次の切り分けで考えると判断しやすくなります。

試作までを社内で進め、本番のデータにつなぐ部分と検証の設計だけを任せる進め方もあります。AIで作った試作が手元にあれば、相談の際に見せていただくと、残す部分と直す部分を切り分けやすくなります。

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よくある質問

Q1. すでにワークフローシステムを導入しています。それでも照合の仕組みを追加する意味はありますか？

意味があるかどうかは、「ワークフローの外」に残っている確認作業の量で決まります。ワークフローシステムの自動チェックは、そのシステムの中で完結する形式要件（必須項目・添付・金額と権限区分）までです。会計システムの予算残、契約台帳、過去の稟議との突き合わせは、システムの外にあるため今も人が別画面で見ているはずです。その時間を人件費に換算し、上の試算の式で開発費の回収月数を出すと判断できます。逆に、導入後に総務の確認時間がほぼゼロになっているなら不要です。なお、追加する場合も既存のワークフローを入れ替える必要はありません。

Q2. 紙の申請書と物理押印が残っています。どこから手を付ければよいですか？

紙のまま回っている工程は自動化できないため、先に「申請の入口」を電子化します。ただし、全ての押印をなくす必要はありません。実務上は、申請と添付をワークフローシステムで受け付け、対外的に押印が必要な契約書だけ承認後に押印する運用に分ければ、一次チェックの自動化は成立します。電子契約に切り替えられる契約はそちらに寄せると、押印の工程自体が減ります。

Q3. AIが「問題なし」と判定した申請に不備があり、そのまま承認されてしまった場合、責任は誰にありますか？

決裁者にあります。これは自動化の前後で変わりません。一次チェックは決裁の補助であり、決裁権限規程上の責任は承認者に残ります。そのうえで、実務上のリスクを下げるために、「問題なし」の判定にも根拠（照合した規程の条文、突き合わせたデータ）を添えて承認者に届け、判定のログを全件保存する設計にします。監査で「なぜ承認したか」を問われたときに、人が目視していた頃より説明しやすくなる点は、むしろ利点です。

Q4. 稟議・購買・出張・人事関連と、申請の種類が増えると費用も増えますか？

開発費は増えます。申請種別ごとに確認項目と判定ルールを決め、過去データで検証する作業が要るためです。一方、件数が増えたときに増えるのは主にクラウドやAIの利用料で、規程の照合にAIを使う申請の件数と文章量に応じて増えます。まず件数が多く確認項目がはっきりしている1〜2種別から作り、稼働後に種別を足していく進め方にすると、最初の開発費を抑えられ、効果も早く確かめられます。

Q5. 既存の承認ルートや決裁権限規程を変える必要はありますか？

ありません。現在の決裁権限規程をそのままルールとして読み込ませ、承認ルートも既存のワークフローシステムの設定を使います。変えるのは「承認者が申請を見る前に、一次チェックの結果と要点が添えられている」という点だけです。ただし、棚卸しの過程で「規程には書いていないが担当者が慣習的に見ていた項目」が見つかることがあり、それを規程に明文化するかどうかは判断が必要になります。

Q6. 拠点や部門ごとに規程や申請様式が違います。対応できますか？

できます。拠点別・部門別のルールを分けて持たせる設計にします。ただし、様式やルールの種類が多いほど、初期の棚卸しとルール定義に時間がかかります。進め方は、導入を機に様式を統一するか、統一せずルールを分けて持たせるかの2通りです。統一できるなら統一したほうが構築も運用も早く、統一できない事情（法人が分かれている、地域ごとの規制がある等）があれば分けて持たせます。

Q7. 申請データには人事情報や取引先の契約条件が含まれます。AIに読ませて問題ありませんか？

読ませる範囲と読ませない範囲を設計段階で切り分けます。一次チェックに必要なのは申請本文・添付・規程・台帳の該当項目であり、給与明細や個人情報の原本は不要です。読ませる範囲を業務上必要なものに限定し、誰が最終確認するか、ログをどう残すかを決めてから稼働します。デジタル庁が公開している生成AIの調達・利活用ガイドライン（2025年5月初版）は、高リスク用途についてガバナンス・運用プロセス・システム要件を確認する枠組みを示しており、民間企業でも「誰が最終確認するか」「ログを残すか」を決める際の参考になります。

Q8. ChatGPTやClaudeを使えば、自社だけで作れませんか？

作れる場合があります。1つの申請様式について必須項目の確認や規程の要点整理を試すところまでは、生成AIを使えば社内の担当者でも進められます。外部に頼む意味が出てくるのは、会計システムや契約台帳の本番データにつなぐ部分、拠点ごとの例外を含めた判定ルールの検証、判定ログや権限の管理、規程改定のたびに直す体制など、作った後の正しさと変更に責任を持つ部分です。社内に保守できる人がいるなら内製を中心にし、つなぎ込みと検証だけを外部に任せる形も選べます。

社内申請のチェックを自動化すべきか、無料でご相談ください

社内申請の一次チェックの自動化は、月間件数と、申請が何システムにまたがっているかで最適解が変わります。月100件以下で1つのシステムに収まるならワークフローシステムの自動チェック機能、月300件以上で会計・契約台帳との横断確認が残っているなら照合の仕組みの開発を検討する、というのが基本的な考え方です。

当社（AI革命）の受託開発では、既存のワークフローシステムや会計システムを入れ替えずに、一次チェック・承認者向けの要点整理・滞留の催促を外付けする仕組みを作れます。費用は既存システムの改修100万円〜、PoC 300万円〜、本開発は個別見積です（税別。クラウド・AIの利用料などの実費は別）。

初回相談は無料・30分（オンライン）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。月間の申請件数、申請の種類、今どのシステムで何を確認しているかを伺い、自社でAIを使って進める部分と任せる部分を一緒に切り分けます。相談後に、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをお送りします。ワークフローシステムの標準機能で足りるなら、その判断も相談メモに書きます。なお、実際の申請データや本番システムのログイン情報は、相談の段階では送らないでください。

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