勤怠集計を自動化する方法と費用｜システムを入れても締めが終わらない会社へ【2026年8月最新】

勤怠の集計とチェックは、打刻漏れの督促から給与ソフトへの受け渡しまで含めて、ほぼ自動化できます。費用は勤怠管理システムなら1人あたり月額300〜500円、システムを入れてもなお残る確認・整形作業までAIに任せる場合は初期100万円＋月額10〜50万円（税別）が目安です。

この記事は「勤怠管理システムはもう入れている。それでも毎月の締めに丸一日かかっている」という会社に向けて書いています。

勤怠の集計とチェックのどこに時間がかかっているか

出典: 株式会社ヒューマンテクノロジーズ 公式リリース

株式会社ヒューマンテクノロジーズが2024年4月に実施した調査（従業員20名以上300名未満の中小企業の勤怠管理担当者110名／調査会社IDEATECH）では、毎月の締め作業にかかる時間は「6時間以上8時間未満」が33.6%、「8時間以上」が28.2%でした。合わせて6割超の担当者が、締めだけに6時間以上を使っている計算になります。8時間以上ということは、丸1日を締めに費やしている担当者が3割近くいるということです。

同じ調査で挙がった悩みの上位は、残業時間の管理（57.6%）、遅刻・早退の確認（48.2%）、労働時間の正確な記録（38.8%）、締め処理に時間がかかる（36.5%）でした。

出典：中小企業の勤怠管理実態調査（PR TIMES）

時間を食っているのは「集計」ではなく「点検」と「差し戻し」

勤怠管理システムを入れれば、労働時間の足し算そのものは自動で終わります。それでも締めが終わらないのは、集計の前後に人の目でやる工程が挟まっているからです。実際に現場で起きているのは、だいたい次の5つです。

1. 打刻漏れの洗い出しと督促：一覧を眺めて空欄の人を探し、本人にチャットや口頭で連絡し、修正申請が上がってくるのを待つ
2. 管理者の承認待ちの追いかけ：拠点の管理者が承認を忘れている。総務が目視でチェックして差し戻す、という往復が毎月発生する
3. 法令面の横断チェック：36協定の上限（月45時間超は年6回まで）に近い人、法定休憩が取れていない日、年次有給休暇の年5日取得が未達の人を、月次で全社分ざっと見る
4. 給与ソフトに渡すためのデータ整形：勤怠側は「8:30」（60進法）、給与側は「8.5」（10進法）で受ける、といった表記の不一致。従業員コードの体系が両システムで違う。残業を「合計」ではなく法定内／法定外に分けた列で出す必要がある。ここを毎月Excelで直している会社は非常に多い
5. 転記：従業員20人×6項目なら120マスの手入力。ここを間違えると給与の誤支給に直結する

労働時間の端数は1分単位での把握が原則で、日々の切り捨てはできません。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定）は、企業規模を問わず労働基準法の適用を受けるすべての事業場が対象で、客観的な記録による把握を原則としています。だからこそ「だいたいで丸める」という逃げ道がなく、点検工程が消えないわけです。

出典：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省）

拠点が複数ある会社、薬剤師が複数店舗を掛け持ちする調剤薬局、夜勤や宿直があり勤務間インターバルを見なければならない医療機関では、この点検工程がさらに膨らみます。

自動化すると何がどう変わるか

作業の流れで比べると、変わるのは「人が最初に手を動かす」か「人は最後に確認するだけ」かの一点です。

Before（今の締め作業）

1. 締め日を過ぎたら勤怠システムからCSVを落とす
2. 目視で打刻漏れ・未承認を探す
3. 該当者にひとりずつ連絡する
4. 修正申請が揃うまで待つ、揃わなければ再督促
5. 36協定・有給5日・休憩未取得を目視で確認
6. Excelで時間表記と従業員コードを直し、残業を法定内／法定外に分ける
7. 給与ソフトに取り込む
8. 差異が出たら1に戻る

After（自動化後）

1. 毎朝、前日分の打刻漏れ・休憩未取得を自動抽出し、本人と拠点管理者に督促を自動送信（この時点で締め日の残作業がほぼ消える）
2. 毎週、36協定の上限に近い人・有給5日未達の人を一覧化して労務担当に配信
3. 締め日、勤怠システムのデータを給与ソフトの取込形式に自動変換（60進→10進、従業員コード変換、法定内／外の分割まで）
4. 前月との差分を出し、確認すべき人だけを絞ったリストを人に渡す
5. 人がやるのは、絞り込まれたリストの承認判断だけ

ポイントは、締め日に一気にやっていた点検を日次・週次に分散して先に潰しておくことです。締め日に残るのは「例外の判断」だけになります。

同じ考え方は経費精算にも使えます。詳しくは経費精算のチェックを自動化する方法と費用でも整理しています。

削減できる時間はいくらぶんか（試算）

自社の数字に置き換えられるよう、モデル企業で計算します。

モデル：拠点15ヶ所・従業員120名の会社（勤怠管理システムは導入済み）

時給3,000円で換算した場合（年収500万円＋法定福利費を、年間所定労働時間1,800時間で割った概算）

• 月90時間 × 3,000円 = 月27万円 ／ 年間324万円

自動化しても人の判断は残るので、消えるのは7割程度と見るのが現実的です。

• 削減：月63時間 × 3,000円 = 月18.9万円 ／ 年間約227万円

シゴハヤエージェント（初期100万円＋月額10万円・税別）を使った場合の回収

• 月の純減額：18.9万円 − 10万円 = 月8.9万円
• 初期100万円の回収：100万円 ÷ 8.9万円 ≒ 約11ヶ月
• 2年目以降：年間約107万円の純減

逆に、合わない規模もはっきりしています

上の式を逆算すると、締めまわりの総作業時間が月50時間を下回る会社では、月額10万円のAIエージェントは元が取れません。

• 月50時間 × 3,000円 = 月15万円。7割削減で月10.5万円 → 月額とほぼ同額で、初期100万円が回収できない
• 従業員30名・1拠点で月8時間しかかかっていない会社なら、月2.4万円ぶんの作業です。ここは勤怠管理システム（30名 × 月300円 = 月9,000円）で十分

目安として、拠点が5ヶ所以上あり、締めまわりの作業が月70時間を超えているなら2年以内にほぼ確実に回収できます。それ未満なら、まず後述のシステム導入やExcel整備で足ります。

※上記は人件費だけの比較です。実際にはこれに、給与の誤支給が起きたときの是正・再計算コストと、労働時間の記録不備による是正勧告リスクの回避が上乗せされます。

自動化できる業務・できない業務の境界線

勤怠まわりは「全部やれます」と言えない領域です。任せられる範囲を先に切り分けてください。

判断の目安は3つです。(1) 毎月・毎週繰り返し発生するか、(2) 入力も出力もデジタルで完結するか、(3) 判断ルールを文章で書き出せるか。 3つとも満たすなら自動化できます。

特に注意していただきたいのは、実際の労働時間と異なる勤怠データへ会社側が一方的に修正を加えることはできないという点です。修正には本人確認と理由の記録が必要で、ここはAIに委ねる部分ではありません。自動化するのは「誰の、どの日を確認すべきか」を洗い出すところまでで、確定は人が行います。この線を引いておけば、労働基準監督署の調査でも説明できる運用になります。

紙の出勤簿が残っている場合は、まず打刻をデジタル化するところからです。順序を逆にすると投資が無駄になります。

実現する方法は4つある

出典: KING OF TIME 公式サイト

自社に合う手段を選ぶために、フラットに比べます。

1. Excelの関数・マクロで集計する

SUM・IF・MOD・TEXTなどの関数で、タイムカードの集計表を作る方法です。費用はほぼゼロで、テンプレートを外部に整備してもらっても数万円程度。

ただし、法改正のたびに数式を直す必要があり、作った人が異動すると誰もメンテナンスできなくなります。従業員20名程度・単一拠点までが現実的な範囲です。

2. 勤怠管理システムを導入する

打刻から集計までを一気通貫でやる方法。1ユーザーあたり月額300〜500円が最も一般的な価格帯で、初期費用はクラウド型なら0円〜、設定代行やデータ移行を頼むと5〜20万円程度です。

たとえばKING OF TIMEは全機能込みで1人あたり月額300円（税別）・初期費用0円と公表しています。ただし初期費用0円はパソコンやスマートフォンで打刻する場合の話で、ICカードリーダーなどの打刻端末を置くならその機器代は別途かかります。オンプレミス型は初期30〜100万円以上、年間保守30〜100万円と桁が変わります。

まだ紙やExcelで運用しているなら、最初に検討すべきはここです。費用対効果が最も明確に出ます。

3. RPAで作業手順を自動再生する

人がPC上で行う操作を記録して再実行する方法。CSVのダウンロードや転記に強く、既存システムを改修せずに済みます。

費用感（いずれも公開情報からの概ねの水準）：WinActorの実行版が年間ライセンス約30万円、フル機能版が約110万円。Microsoft Power Automate Premiumが1ユーザー月額2,248円、人が立ち会わずに動かすProcessプランが1ボット月額22,488円（いずれも年払い・2025年時点）。外部に開発を頼む場合は、試験導入で30〜100万円、部門単位の導入で100〜300万円、基幹システム連携まで含めると300〜800万円が相場です。

弱点は、画面のレイアウトが変わると止まること、そして「例外が出たら人に聞く」ができないことです。勤怠のように毎月必ず例外が出る業務では、止まるたびに人が介入することになります。

4. AIエージェントに一連の業務ごと任せる

集計だけでなく、点検・督促の連絡文の作成・レポート配信までを一続きの業務として任せる方法です。判断ルールを文章で伝えられるため、「今回は例外だからこう扱う」という指示が後から効きます。

費用は初期100万円＋月額10〜50万円（税別）が相場帯で、導入期間は1〜2ヶ月。RPAの部門導入と近い水準ですが、手順が壊れにくいぶん運用工数が少なく済みます。

参考：給与計算そのものを外に出す

勤怠の集計ではなく給与計算を丸ごと委託する選択肢もあります。従業員1名あたり月額500〜1,000円程度、10〜30名で月1.5〜5万円、30〜100名で月5〜15万円が目安（初期費用は月額の1〜3ヶ月分、または5〜20万円）。ただし、委託先に渡す勤怠データを整える作業は社内に残るため、この記事のテーマである点検工程は消えません。

費用の目安

ここまでを一覧にします。すべて税別です。

シゴハヤエージェントの月額は処理量に連動し、10名規模で月10万円、30名規模で月20万円（月1,000万〜1.2億トークンの処理枠込み）という決まり方をします。従業員数そのものではなく、AIが毎月処理するデータ量で決まる点に注意してください。勤怠のように「毎月1回、全社員分をまとめて処理する」業務は処理量が読みやすく、見積のブレが小さい部類です。

自社の締め作業が月何時間ぶんに相当するか、上の試算式に当てはめた結果を持ち込んでいただければ、その場で回収月数まで出せます。価格の内訳と対象業務の範囲はシゴハヤエージェントのサービスページに掲載しています。

なお、勤怠から給与ソフトへの受け渡しだけが課題なら、データ転記を自動化する方法と費用のほうが近いかもしれません。月次のレポート配信まで含めて考えるなら月次レポートの自動化もあわせてご覧ください。

実際にやった事例：調剤薬局チェーンのケース

守秘のため社名は伏せますが、当社が支援した調剤薬局チェーンの例です。

課題

薬剤師が複数店舗を掛け持ちしており、同じ人の労働時間が複数の店舗にまたがって計上されていました。勤怠管理システムは導入済みでしたが、

• 掛け持ちの人は店舗ごとに打刻するため、本社で名寄せして合算しないと36協定の判定ができない
• 調剤併設型とOTC中心の店舗で営業時間もシフトの組み方も違い、店舗ごとに集計ルールが微妙に違う
• パート・アルバイト・正社員が混在し、雇用形態ごとに残業の扱いが変わる
• 結果として、締め日から給与ソフトへの引き渡しまでに毎月ほぼ2営業日を要していた
• 店長の承認漏れを本社が目視で探し、電話で督促していた

作ったもの

1. 各店舗の勤怠データを毎朝自動で集め、同一人物を名寄せして通算労働時間を算出する処理
2. 打刻漏れ・法定休憩未取得・承認未済を検知し、本人と店長に自動で通知する仕組み（締め日を待たずに毎朝走る）
3. 通算後の労働時間で36協定の上限接近者と有給5日未達者を判定し、労務担当に週次で一覧を配信
4. 締め日に、給与ソフトが取り込める形式へ自動変換（時間表記の60進→10進、店舗コードと従業員コードの突合、残業の法定内／法定外の分割）
5. 前月との差分が大きい人だけを抽出した「要確認リスト」を本社担当へ提出

何がどう変わったか

• 本社担当の仕事が「探す」から「示されたものを承認する」に変わり、締め日に残るのが例外判断だけになった
• 店長の承認漏れが締め日まで放置されなくなり、本社からの督促電話がなくなった
• 36協定の上限接近を月末ではなく月中に把握できるようになり、シフトを組み替える時間が生まれた
• 給与ソフトへの手入力が消え、転記ミス起因の再計算がなくなった

導入は要件整理から本番稼働まで約2ヶ月。削減時間は前章と同じ考え方（月あたりの総作業時間 × 時給3,000円 × 削減率7割）で計算しており、この数値は試算であって実測の保証値ではありません。

同じ構造の課題は、複数拠点を持つ医療機関やインフラ企業でも共通して出てきます。

導入までの流れと期間

標準で1〜2ヶ月です。人事・労務側で用意していただくものも書いておきます。

4の並行稼働は必ず1回の締めぶん取ってください。 給与に直結する処理なので、いきなり切り替えるのは避けます。当社では並行稼働を工程に組み込んだうえで見積を出しています。相談段階では要件が固まっていなくて構いません。まずはシゴハヤエージェントの導入相談から、現状の作業内訳をお聞かせください。

なお、勤怠と同じ考え方で日報や定例資料の集計も対象にできます。同時に依頼したほうが1件あたりの単価は下がります（日報集計の自動化／定例資料作成の自動化）。

よくある質問

Q1. 勤怠管理システムを使っているのに、さらに自動化する意味はありますか

意味があるかどうかは、締め作業のうち「システムの画面を見て人が判断している時間」が月何時間あるかで決まります。打刻漏れを探す、承認を督促する、給与ソフト用にExcelで直す。この3つの合計が月50時間を超えているなら、システムの外側に作業が溜まっている状態です。逆に、集計が自動で終わり給与ソフトへの連携も既存機能で完結しているなら、追加投資は不要です。

Q2. 従業員が何名くらいから費用対効果が出ますか

人数よりも拠点数と雇用形態の種類のほうが効きます。従業員200名でも1拠点・正社員のみなら締めは軽く済みます。逆に従業員80名でも拠点が15ヶ所あり、掛け持ち勤務とシフト制が混ざっていれば点検工数は跳ね上がります。目安は「拠点5ヶ所以上」「雇用形態3種類以上」「締めに月70時間以上」のうち2つ以上に当てはまるかどうかです。

Q3. 打刻データの修正をAIに任せて、労働基準監督署の調査で問題になりませんか

AIに任せるのは「確認が必要な日を洗い出して本人に照会する」ところまでで、実労働時間の確定は本人確認を経て人が行う設計にします。修正の理由と承認者は記録に残ります。厚生労働省のガイドラインが求めているのは客観的な記録による把握と記録の保存であり、洗い出しを機械が行うこと自体は問題になりません。むしろ、目視での見落としが減るぶん記録の整合性は上がります。

Q4. 給与ソフトや勤怠システムを乗り換えたら、作り直しになりますか

出力されるCSVの項目が変われば変換部分の調整は必要ですが、判定ルール（36協定の見方、有給の数え方、法定内外の分け方）はそのまま使えます。実務上は変換部分の修正だけで済むケースがほとんどで、乗り換え時の調整は小規模改修の範囲（30万円〜）に収まることが多いです。乗り換え予定があるなら、事前にお伝えいただければ切り替えやすい構成で組みます。

Q5. 拠点や従業員が増えたら追加費用はかかりますか

月額はAIが処理するデータ量に連動するため、対象人数が大きく増えれば月額も上がります。10名規模で月10万円、30名規模で月20万円という水準です。ただし拠点が増えただけなら処理量の増え方は緩やかで、契約枠（月1,000万〜1.2億トークン）の中に収まれば追加費用は発生しません。M&Aで一気に倍増する予定がある場合は、その前提で最初から枠を設定します。

Q6. シフト制や夜勤がある現場でも対応できますか

対応できます。深夜労働の判定、法定休日労働の判定、変形労働時間制の清算期間内での集計は、いずれもルールが明文化できるため自動化の対象です。医療機関の宿直や勤務間インターバルのように判定条件が複雑な場合ほど、人の目視より機械のほうが安定します。ただし、誰にどのシフトを割り当てるかという人選は対象外です。

Q7. まず何から相談すればよいですか

「直近3ヶ月、締め作業に誰が何時間使ったか」の内訳をご用意ください。担当者の記憶ベースの概算で構いません。それがあれば初回の打ち合わせで、自動化した場合の削減時間と回収月数まで出せます。要件が固まっている必要はなく、「うちは対象外かもしれない」という段階での相談で問題ありません。実際、規模的に勤怠管理システムの導入だけで足りると判断してお断りするケースもあります。

締め作業の内訳を、いちど数字にしてみてください

勤怠の集計とチェックは、判断ルールを文章に書き出せる部分がほとんどです。だからこそ自動化との相性がよく、同時に「どこまでを機械に任せ、どこから人が確定するか」の線引きが品質を左右します。

シゴハヤエージェントは、御社専用のAI社員が毎月繰り返す定型業務を実行するサービスです。初期100万円（税別）＋月額10〜50万円（税別）、導入期間は標準1〜2ヶ月。 薬局・医療機関・インフラ企業での実績があります。

初回相談は無料です。締め作業の時間内訳をお持ちいただければ、回収月数まで含めてその場でお答えします。規模的に合わない場合は、その旨を正直にお伝えします。

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