システム改修の稟議書の書き方｜改修の理由・費用の根拠・やらない場合の影響・元の会社に頼む理由

既存システムの改修の見積を受け取り、社内の稟議を通す必要がある情シス兼任の方・業務部門の担当者・課長に向けた記事です。改修の稟議は、新しいシステムの導入の稟議と同じ書き方をすると通りにくくなります。売上が増える話ではないので、「やらないと何が起きるか」を件数・時間・期限で示し、見積の内訳と前提を写し、依頼先を元の開発会社にする理由（または相見積を取った結果）を書きます。この3つが揃うと、決裁者は判断しやすくなります。

この記事では、改修の理由を4つの型に分け、型ごとに決裁者が知りたいことを整理します。そのうえで、見積書のどこを稟議に写すか、費用対効果の書き方、相見積を取るかどうか、予算の区分を経理に確かめる点を順に扱い、最後に架空の会社の稟議書の記入例を載せます。

この書き方が合う場合・合わない場合

先に、この記事の進め方が当てはまるかを確かめてください。稟議書の書き方より前に決めることが残っている場合もあります。

稟議書の様式は法律で決まったものではなく、各社の決裁規程に従います。この記事の項目は、自社の様式の欄に振り分けて使ってください。稟議が通るかどうかは会社の規程と決裁者の判断で決まるため、ここで示すのは「判断に必要な材料を揃える方法」です。

改修の理由は4つの型に分けて書く

出典: Microsoft Learn 公式サイト

改修の稟議で書き方に迷いやすいのが「理由」の欄です。「業務効率化のため」「老朽化のため」と書いても、決裁者は「今やる必要があるのか」「金額は妥当か」を判断できません。理由を次の4つの型のどれかに当てはめると、決裁者が知りたいことと、書くべき数字が決まります。

ひとつの改修に複数の型が混ざることもあります。その場合は、期限が決まっている型（②④）を主な理由に置き、それ以外は「あわせて行うこと」として分けて書くと、決裁者は「必須の部分」と「ついでに頼む部分」を区別できます。金額も型ごとに分けておくと、「必須の部分だけ先に承認する」という判断がしやすくなります。

サポート切れ型の期限の書き方（例）

④の型では、期限をメーカーの公式ページの日付で書きます。たとえば次のような日付です（2026-10-19 に公式ページで確認）。

自社のシステムがどのOS・言語の版で動いているかは、開発会社か保守会社に確かめてから書いてください。サポートが終わると、見つかった弱点の修正（セキュリティ更新）が提供されなくなります。稟議には「期限の日付」と「その日以降に提供されなくなるもの」を書き、「危ない」という言葉だけで済ませないようにします。

見積書のどこを稟議に写すか

改修の見積書は、新しく作るときの見積と違い、今のシステムを調べる費用や、変更しない部分が今までどおり動くかを確かめる費用が加わります。決裁者が「なぜこの金額なのか」を判断できるよう、総額だけでなく次の行を稟議に写します。

決裁者から「テストの費用を削れないか」「調査の費用は必要か」と聞かれたときの答えも用意しておきます。変えていない部分の確認や、今の仕組みの調査を削ると、本番で別の画面が動かなくなったり、作業の途中で想定外の作りが見つかって追加費用になったりします。削るなら、何を確かめずに進めるのかを開発会社に確認し、その内容を稟議の留意事項に書いてください。見積書の読み方そのものはシステム改修の見積書の見方で詳しく扱っています。

作業の種類ごとの費用の考え方はシステム改修の費用｜作業別の目安と内訳にまとめています。参考までに、当社（AI革命株式会社）の公開価格は、既存システムの改修が100万円〜、PoC（本番の前に効果と実現性を確かめる検証）が300万円〜、本開発は個別見積です。いずれも税別で、クラウド・外部API・ライセンス等の実費は別です。改修の進め方と価格の前提は既存システムの改修・PoCの価格と進め方に載せています。

費用対効果は「件数×時間」と「やらない場合の影響」で書く

改修は売上を増やす話になりにくいため、「◯%効率化」のような書き方では根拠を問われます。他社の削減率や回収期間の相場を借りてくるのではなく、自社の件数と時間で計算し、計算の前提を稟議に書きます。

減る作業時間の計算（架空データ・仮定に基づく試算）

以下は説明用の架空データです。取引先から届く受注データを、担当者が受注管理システムに手で打ち直している会社を想定しています。

改修費が仮に160万円（税別）なら、この仮定では1年半ほどで作業時間の削減分が改修費に並ぶ計算です。ただし、これはあくまで上の架空の前提での試算で、相場ではありません。

稟議に書くときは、次の2点を添えてください。

• 浮いた時間を何に使うか。作業時間が減っても、人を減らさなければ人件費そのものは減りません。「月30時間を月末の請求確認に回し、締めの残業を減らす」など、使い道を書くと決裁者は効果を想像しやすくなります
• 数字の出どころ。件数はシステムの記録から、1件あたりの時間は担当者が数日分を測った値から、と書きます。推測の数字なら「推測」と書いておくほうが、後で問われても説明がつきます

やらない場合の影響

売上が増えない改修では、決裁者が比べるのは「やる費用」と「やらない場合に続く負担」です。「困る」で終わらせず、次の4つの観点で書きます。

金額にしにくい影響（取引先の信用、担当者の負担）は、無理に金額にせず、事実として書くほうが伝わります。

相見積を取るか、元の開発会社に頼む理由を書くか

出典: IPA 情報処理推進機構 公式サイト

決裁者から「相見積は取ったか」と聞かれることがあります。社内の購買規程で一定額以上は相見積が必要と決まっている会社もあるので、まず自社の規程を確かめてください。そのうえで、既存システムの改修では、別の会社が改修する前に今のシステムを調べる期間と費用がかかります。この差が、元の開発会社に頼む理由になるかどうかを確かめます。

どちらにするかは、次の項目で判断します。

契約書の著作権の条項は会社ごとに違います。たとえば IPA（情報処理推進機構）の「情報システム・モデル取引・契約書」第二版のひな型でも、納入物の著作権について、開発会社に帰属する案・発注側に移る案・共有にする案の3つが示されています（2026-10-19 確認）。自社の契約がどれに当たり、別の会社による改修ができるかは、契約書を法務担当と確かめてください。

元の会社に頼む場合、稟議には「相見積を取らない理由」を事実で書きます。

文例（説明用）: 本システムは2019年の開発以降、◯◯社が改修・保守を担当しており、ソースコードと設計書は同社が管理している。別の事業者に依頼する場合は現状調査に追加の期間と費用を要し、取引先のデータ形式変更（2027年4月）に間に合わないおそれがある。以上から、◯◯社への発注とする。なお、見積の妥当性は工程ごとの内訳と前提条件で確認した（添付）。

自治体が競争入札をせずに契約する（随意契約）ときの理由の書き方も参考になります。たとえば堺市が公開している随意契約の一覧（産業振興局分・令和5年9月分）では、POSレジシステムのインボイス制度対応の改修について、システムを開発・導入した事業者以外では詳しい設定の知識が無く、他の事業者が行うと「システム設定の誤りや漏れ、さらには改修工数の増加などが発生する恐れ」があり、制度の開始に間に合わないことを理由にしています（堺市 随意契約一覧表（産業振興局分）、2026-10-19 確認）。これは公共調達の例で、民間企業の規程の根拠にはなりませんが、「誰が作ったか・何を知っている必要があるか・期限に間に合うか」という理由の組み立て方は民間の稟議でも使えます。

相見積を取る場合は、各社に同じ前提（何をどこまで変えるか、テストの範囲、本番反映の方法）を渡さないと金額を比べられません。前提のそろえ方はシステム改修の見積書の見方、依頼先の種類ごとの違いはシステム改修を頼む会社の選び方で扱っています。

予算の区分は、稟議の段階で経理・税理士に確かめる

改修の費用を「修繕費」（その年の費用）にするか「資本的支出」（資産に加えて数年に分けて費用にする）にするかで、予算の取り方や決裁の経路が変わる会社があります。判定は経理・税理士が行うものですが、稟議に判定の材料を書いておくと話が早く進みます。

国税庁の法人税基本通達7-8-6の2では、ソフトウエアのプログラムの修正について、次のように区分しています（国税庁 法人税基本通達 第7章第8節、2026-10-19 確認）。

同じ節には、少額や周期の短い支出の扱い（7-8-3）や、どちらか明らかでない場合の金額による区分（7-8-4）もあります。また、注記には、すでに持っているソフトウエアの仕様を大幅に変更するための費用は資本的支出にあたる（取得価額に入れたものなどを除く）という定めもあります。

稟議に書くのは、判定ではなく材料です。たとえば「改修のうち、締め処理の不具合の修正（20万円）は現状の機能を維持するもの、受注データの取込機能（140万円）は新しい機能の追加にあたる」と、見積の行ごとに中身を書いておきます。どちらになるかは経理・税理士の確認結果を待ち、稟議の予算欄には「経理確認済み」「確認中」のどちらかを明記してください。

稟議書の記入例（架空の会社の改修1件）

以下はすべて架空のデータです。卸売業の会社（社員80名）が、受注管理システムに取引先データの取込機能を追加し、あわせて締め処理の不具合を直す想定です。自社の様式に合わせて項目を入れ替えてください。

記入例の金額は架空の会社の見積で、当社の価格や相場を示すものではありません。

自分でAIに頼める部分と、社内で確かめないと書けない部分

稟議書の文章の下書きは、ChatGPT や Claude などに任せてかまいません。見積書の項目を表に整理する、決裁者向けに専門用語を言い換える、記入例の欄を埋めた下書きを作る、といった作業はAIで十分に進みます。

一方で、次の情報はAIに聞いても出てきません。稟議の説得力はここで決まります。

• 実際の件数と1件あたりの時間（システムの記録と担当者の実測）
• 障害の発生日・止まった時間・復旧にかかった人手
• 契約書の著作権・ソース納品の条項と、ソースコード・設計書の所在
• 社内の決裁基準額、相見積が必要になる金額、予算の区分の判断（経理）
• 見積の前提条件が、自社の業務の実態と合っているか

見積の前提と業務の実態が合っているかは、改修する側に今の業務とシステムを見てもらわないと確かめにくい部分です。

当社に相談できること

AI革命株式会社は、既存システムの改修を100万円〜（税別、クラウド・外部API・ライセンス等の実費は別）で受けています。他社が作ったシステムの調査・引継ぎ・改修にも対応でき、「調査のみ」「調査＋改修」のどちらでもご相談いただけます。その場合は、ソースコード・仕様書・環境情報の有無と利用権を最初に確認します。言語やフレームワークを理由にお断りすることはありません。

初回相談は無料・30分（オンライン）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。相談後に、業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モックと、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモを無料でお送りします。簡易モックは画面のイメージで、動くシステムではありません。棚卸し表（件数・1回の時間・担当・今のやり方）と効果の見立ては、稟議に添える資料の下書きとして使えます。

稟議に添える改修の範囲と費用の根拠を相談する

相談の前に揃えておくと早いもの

• 受け取った見積書（社名・個人名などは伏せてかまいません）
• 改修したい理由と、期限があればその日付と出典
• 対象の業務の流れと、月の件数・1件あたりの時間のおおよその値
• 使っているシステムの名前と、ソースコード・設計書・契約書が手元にあるか

相談フォームや相談の場に、秘密情報・本番環境のパスワードなどの認証情報・実際の顧客データは送らないでください。

よくある質問

稟議書に見積書を添付すれば、内訳を本文に書かなくてもよいですか

添付は必要ですが、本文にも工程ごとの金額を短く書くほうが決裁は早く進みます。決裁者が添付を開かずに判断することもあるためです。少なくとも「調査」「修正」「テスト」「本番反映」と外部利用料の行は本文に出しておくと、どこにお金がかかるかが一目で伝わります。

見積額に幅がある（◯◯万円〜◯◯万円）場合、稟議の金額はどう書けばよいですか

社内の規程にもよりますが、上限の金額で承認を取り、幅が出る理由（調査の結果で修正の量が決まる、など）を留意事項に書く方法があります。下限で承認を取ると、追加の稟議が必要になり、改修の途中で作業が止まることがあります。開発会社に、幅の理由と金額が確定する時期を確かめてから書いてください。

改修の途中で追加費用が出たら、稟議はやり直しになりますか

承認された金額を超えたときの扱いは、自社の決裁規程で決まります。追加の決裁が必要かを先に確かめてください。稟議を出す段階で、見積の前提条件と範囲外の項目を写しておくと、追加が出たときに「前提が変わったため」と説明しやすくなります。追加の可能性が高い場合は、予備の金額を別枠で承認してもらえるか経理に相談する方法もあります。

相見積を取ったら、元の開発会社との関係が悪くなりませんか

社内の規程に沿った手続きであることを、元の会社に率直に伝えるのがよいでしょう。そのうえで、別の会社が正確な見積を出すにはソースコードや設計書の確認が要り、その提供には元の会社の協力が必要な場合があります。契約書の条項を先に確かめ、何を他社に見せてよいかを整理してから依頼してください。

経営者から「なぜ今やる必要があるのか」と聞かれたら、何を答えればよいですか

期限のある理由（制度の施行日、サポート終了日、取引先の変更日）があれば、その日付から開発期間を逆算した発注期限を示します。期限が無い場合は、待った場合に毎月続く作業時間と誤りの件数を示し、「先送りしても費用は減らず、手作業の負担が積み上がる」ことを数字で伝えます。

稟議が通らなかった場合、改修の範囲を小さくして出し直してもよいですか

できます。理由の型ごとに金額を分けておけば、期限のある部分や不具合の修正だけを先に承認してもらい、手作業の解消は次の予算期に回す、といった分け方ができます。範囲を分けると、テストや本番反映を2回行うことになり合計額が増えることがあるので、分けた場合の見積も開発会社に確かめておきます。

稟議に添える改修の範囲と費用の根拠を相談する

初回相談は無料・30分（オンライン）です。今のシステムと改修したい理由を伺い、依頼範囲の候補と費用の目安を相談メモでお返しします。