学校・学習塾のシステム導入｜既製ソフトで足りる範囲と作る範囲・生徒と保護者の情報の権限・費用【2026年10月】

学校・学習塾のシステム導入は、まず既製の校務支援ソフトや塾向けソフトで足りるかを確かめ、足りない部分だけを「つなぐ」か「作る」かで考えるのが、いちばん安く済みます。 開発を検討するのは、ソフトをまたぐ計算（出欠や振替から請求額を出す、など）、学校独自の成績処理や帳票、講師・保護者ごとの細かい閲覧権限が必要なときで、当社に頼む場合の費用は既存システムの改修が100万円〜（税別）です。

この記事は、私立学校（学校法人）の事務長や学習塾の経営者・教室長に向けて書いています。出欠・成績・面談記録・請求を別々のソフトやExcelで管理していて、保護者への連絡も手作業が多い、という状況を想定しています。入退室の通知、一斉連絡、月謝の請求は、塾向けの既製ソフトの公式ページで標準の機能として案内されている業務なので、まずそこで足りるかを確かめます。

なお、公立学校の校務支援システムはこの記事の対象外です。公立学校の校務支援システムは自治体ごとに整備されていて、文部科学省の次世代の校務デジタル化推進実証事業でも、都道府県や政令指定都市が域内の市区町村と連携して次のシステムへの移行を進める形をとっています。学校ごとに発注するものではないため、ここでは学校法人と学習塾が自分で選んで契約する場合に絞ります。公立校の校務DXやAI活用の動きは「教育のAI活用事例」にまとめています。

開発しなくてよい場合・開発を考えてよい場合

出典: kintone 公式サイト

最初に、開発を頼まずに済む場合をはっきりさせておきます。

既製ソフトで足りる場合は、そちらの方が安く、保守も提供元に任せられます。この記事は「既製・つなぐ・作る」の線をどこに引くかを決めるためのものです。

業務ごとに「既製で足りる・つなぐ・作る」を切り分ける

出典: wagaco 公式サイト

下の表は、学校・塾の主な業務を3つに分けた説明用の判定表です。実際の線引きは、使っているソフトのプランと公開仕様によって変わります。

表の右の列は、既製ソフトの公式ページで「できない」と書かれているものではありません。ソフトによって違うので、提供元に確認する項目として使ってください。確認して既製ソフトでできると分かれば、開発は要りません。

既製ソフトの公開されている価格と機能の例

参考に、公式ページで料金が確認できたものを並べます。並びは五十音順・アルファベット順で、優劣ではありません。

各社の情報は2026年10月18日時点の公式サイトの記載です。最新は各社にご確認ください。私立校向けの校務システムや学費管理のソフト、保護者連絡アプリには、公式ページに料金を載せていない製品もあります。その場合は見積を取って、同じ条件で比べてください。

塾のAI活用（採点の自動化や保護者対応）を先に知りたい場合は「学習塾のAI活用」も参考になります。

生徒・保護者の情報は「誰が何を見てよいか」から決める

出典: 文部科学省 公式サイト

学校・塾のシステムで、既製ソフトの設定だけで足りるかを特に確かめたいのが権限です。成績、健康、家庭の事情、面談の記録は、同じ生徒の情報でも見てよい人が違います。

私立学校や学習塾は、個人情報保護法では民間の事業者として扱われます（公立学校とは適用される章が違います）。文部科学省の「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」（令和7年3月改訂、2026年10月18日確認）は主に公立学校向けですが、学校法人などにも参照するよう書かれています。情報を重要度で分けて扱いを決める考え方やクラウドを使うときの対策が載っているので、権限や保存の決め方を考えるときの下敷きに使えます（従う義務がある、という意味ではありません）。

権限表の記入例（説明用・架空データ）

下は、生徒300人・2教室の塾を想定した架空の記入例です。自校・自塾で「誰が」「何を」「見る・直す・見ない」を1枚にすると、既製ソフトの設定で足りるか、作る必要があるかが判断しやすくなります。

この表で「自教室だけ」「担当生徒だけ」「非公開の欄」が既製ソフトの設定で実現できるかを、提供元に1行ずつ確認します。できない行が残ったところが、作るかどうかを検討する範囲です。

例外の扱いを先に決めておく

権限で問題になるのは、ふだんの流れより例外です。次の項目は、既製ソフトでも開発でも、導入前に決めておく必要があります。

• 兄弟姉妹が在籍しているとき、保護者アカウントを1つにまとめるか、子どもごとに分けるか
• 別居・離婚などで、連絡先や請求先を保護者ごとに分ける必要があるか
• 講師の担当替え・退職のとき、誰がいつアカウントを止めるか
• 卒業・退塾した生徒の情報を、いつまで残し、いつ誰が消すか

学校の場合は、指導要録など法令で保存が求められる書類があります。保存年数は書類ごとに違うので、所轄の官庁の資料で確認し、システムでは「消してはいけない期間」と「消す手順」を分けて持たせます。

保護者連絡・請求・会計の受け渡し方

ソフトを何本も使っている学校・塾で、毎月の手間が集まるのは受け渡しの部分です。下は説明用の構成例で、実在の案件ではありません。

1. 名簿の元になる場所を1か所に決める。 生徒・保護者・兄弟の関係を持つのはどのソフトか（またはどの表か）を決め、他のソフトはそこから受け取る形にします
2. 連絡と決済は既製サービスに任せる。 保護者への配信、既読確認、口座振替、カード決済は、既製の塾向けソフトや決済サービスの仕組みを使う方が安く確実です
3. ソフトをまたぐ計算だけを作る。 出欠・振替・休会・講習・兄弟割から当月の請求額を出し、確認画面で事務の人が確かめてから請求側へ渡します
4. 会計へは仕訳の形で渡す。 入金の結果を会計ソフトが読める形（CSVやAPI）にして受け渡します

ソフト同士をどうつなぐかは、各製品の公開仕様で決まります。つなぎ方は、APIで自動的に受け渡す、CSVを書き出して取り込む、画面の操作を自動化する、の3通りです。APIがあれば自動化しやすく、CSVだけなら「誰がいつ書き出して取り込むか」の手順が残ります。前の表のとおり、kintone のライトはAPIが使えず、Jukugo は公式ページにCSV・APIの記載がないので、連携を前提にするならプランと仕様を先に確認してください。

塾の講習・年間契約は、契約の情報も請求データに持たせる

学習塾は、特定商取引法の「特定継続的役務提供」の対象業種です。消費者庁の特定商取引法ガイドによると、期間が2か月を超え、入学金・受講料・教材費などを合わせた総額が5万円を超える契約が対象です。対象になると、書面を受け取ってから8日以内のクーリング・オフや、中途解約のときの解約料の上限が決まっています。

システムの面では、講習や年間契約を扱うなら、請求の明細だけでなく契約日・契約期間・総額・書面を渡した日・解約日・精算額を契約ごとに持たせておく必要があります。月謝の請求しか想定していないソフトでは、この情報が持てないことがあります。どの契約が対象になるか、解約時の精算をどう計算するかは、消費者庁の資料や専門家に確認してから仕様に落としてください（システムを作ること自体で法令に適合する、という保証にはなりません）。

費用の目安：既製ソフトの年額と開発費を並べる

ここからは、仮定に基づく試算です。生徒300人・2教室・事務と教室長で10人が使う塾を想定し、公式ページの料金だけで計算しています。

決済手数料（wagaco はクレジット決済で2.5%〜）、口座振替の手数料、初期設定の時間は、上の表に入っていません。

この試算から言えるのは、既製ソフトで足りるなら、開発しない方がはっきり安いということです。開発費が見合うかは、既製ソフトでは片付かない手作業がどれだけ残っているかで決まります。

残っている手作業を時間とお金に直す（仮定に基づく試算）

たとえば、月末に事務の人が「出欠表と振替の記録を見ながら、講習と兄弟割を足し引きして、請求ソフトに金額を入れ直す」作業に月20時間かけているとします。時給2,000円で計算すると、月4万円・年48万円です。

この計算と確認画面の部分を既存の仕組みに足す改修が100万円だった場合、手作業がなくなる分だけで回収するには約2年かかります（確認作業はゼロにならないので、実際にはもう少し長くなります）。年48万円の手間に対して100万円が高いと感じるなら、まず既製ソフトの設定や運用の見直しを優先した方がよい、という判断になります。逆に、同じ作業が教室ごとに発生していたり、請求の間違いで保護者への説明を繰り返していたりするなら、開発を考える理由になります。

当社に頼む場合の価格と、含まれないもの

AI革命の受託開発の価格は、既存システムの改修が100万円〜、PoC（本番の前に、限られた範囲で動かして確かめる段階）が300万円〜、本開発は個別見積です（すべて税別）。PoCの300万円は確かめる段階の開始価格で、本番システムが完成する価格ではありません。クラウドの利用料、外部APIの利用料、既製ソフトのライセンスなどの実費は別にかかります。既製ソフトを残して計算や連携の部分だけを足すなら改修、権限や名寄せを含めて仕組みを作り直すなら本開発になりやすい、というのが目安です。

価格の前提と、改修・PoCの進め方は「既存システムの改修・PoCの価格と進め方」に載せています。

既製ソフトで足りるのか、どこからが開発になるのかを自校・自塾の状況で確かめたい場合は、今の業務と使っているツールを共有して、作る範囲を相談する からご相談ください。初回相談は無料・30分（オンライン）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。

依頼するときの分担と、受け取るときの確認

開発会社に頼む場合でも、学校・塾の側でしか決められないことがあります。下は分担の例です。

自分たちでChatGPTやClaudeを使って、計算ルールを整理したり、Excelの関数や簡単な画面を作ったりすることもできます。その場合も、実際の生徒情報を使う前に、権限・保存・バックアップ・担当が辞めたときの引き継ぎをどうするかは決めておく必要があります。

受け取るときの確認項目（例）

検収で「動いた」だけでなく、次のような判定条件で確かめます。下は確認項目の例で、実際に行った検証の結果ではありません。

当社が対応できること・公開している事例

AI革命は、既製ソフトを残したままの連携（CSV・API・Webhook）、ソフトをまたぐ計算と確認画面、生徒・保護者・講師ごとの権限設計とその試験、保護者向けの画面、決済サービスとの連携、複数のソフトからのデータ移行と名寄せ、他社が作ったシステムの調査・改修に対応できます。言語や製品の種類で対応外にすることはなく、どの方法でつなぐかを一緒に決めます。

一方で、学校・学習塾向けの開発実績として公開しているものはありません。 受託開発のページで公開している事例のうち、近い種類の課題として参考になるのは、在宅訪問薬局の記録管理システムです。店舗ごとに分かれていた記録と確認の状況を担当者間で把握できるようにしたもので、8店舗・2,900人分の記録を対象に、店舗・担当者ごとの権限設計と確認工程の整理を行いました（8店舗・2,900人分は記録管理の対象規模で、省力化の効果を示す数値ではありません）。業界は違いますが、「複数拠点・数千人分の記録を、拠点と担当者ごとの権限で分ける」という点は、複数校舎の学校・塾と同じ種類の課題です。

業務システム全般の進め方は「業務システム開発の進め方」で、作る範囲の決め方をもう少し一般的に書いています。

相談の前に揃えておくと早い情報

相談の時点で全部が揃っている必要はありません。次のうち分かるものがあれば、30分で話せる内容が具体的になります。

• 使っているソフト・アプリの名前と契約プラン（校務、塾管理、保護者連絡、決済、会計、Excel）
• 生徒数、教室・校舎の数、システムを使う職員・講師の人数
• 月の請求件数と、請求額を手で直している場面（振替・休会・講習・兄弟割・分納など）
• 同じ情報を2回以上入力している作業と、その作業にかかっている時間のおおよそ
• 上の権限表のうち、今のソフトで実現できていない行
• 手元にあるもの（自分たちで作ったExcelやAIで作った試作、仕様のメモ）

実在の生徒・保護者の情報、成績、本番のパスワードは送らないでください。 様式を見せたい場合は、名前や数字を架空のものに置き換えたものを用意してもらえれば十分です。

初回相談は無料・30分（オンライン）です。相談後に、業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モックと、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモを無料でお送りします。簡易モックは画面のイメージで、動くシステムではありません。既製ソフトで足りると分かった場合は、そうお伝えします。

よくある質問

私立学校の校務システムと、塾向けの管理ソフトはどう違いますか？

校務システムは、学籍・成績・時間割・通知表・保健など、学校の教務を扱う前提で作られています。塾向けの管理ソフトは、入退室・月謝の請求・保護者への連絡・振替予約が中心です。学校法人が塾や習い事の教室も運営している場合は、どちらか一方に寄せるより、名簿の元になる場所を決めて両方につなぐ方が無理が出にくいことがあります。

既製ソフトを乗り換えるべきか、今のソフトに足すべきか、どう決めればよいですか？

今のソフトに不満があっても、保護者がアプリに慣れている、口座振替の登録が済んでいる、といった乗り換えの手間は大きいものです。足りない機能が「ソフトをまたぐ計算」や「受け渡し」なら、今のソフトを残して足す方が安く済みやすく、ソフトそのものの基本機能（請求書の様式や連絡機能）に不満があるなら、乗り換えを先に検討します。

クラウドに生徒の情報を置いても大丈夫ですか？

クラウドかどうかより、誰がどこから何を見られるか、退職者のアカウントを止める手順があるか、バックアップと復旧の手順があるかで安全性は変わります。既製ソフトなら提供元の情報管理の説明を、開発を頼むなら保存先・アクセスの記録・復旧手順を、契約前に書面で確認してください。

自分たちでkintoneやExcelで作るのと、開発会社に頼むのはどちらがよいですか？

計算や連携が少なく、職員の中に組み立てと保守を続けられる人がいるなら、自分たちで作る方が安く柔軟です。担当者しか分からない仕組みになっている、請求の計算が複雑で間違いが許されない、複数のソフトと自動でつなぐ必要がある、という場合は、頼む部分と自分たちで続ける部分を分けて考えると判断しやすくなります。

補助金は使えますか？

制度によって対象や締切が変わるため、この記事では扱っていません。使えそうな制度がある場合は、各制度の公式ページで最新の公募要領を確認してください。補助金の採択を前提にスケジュールを組むと、採択されなかったときに計画が止まるので、補助金がなくても進めるかどうかを先に決めておくことをおすすめします。

年度の途中から切り替えることはできますか？

できますが、学校なら成績処理や通知表の時期、塾なら講習の申込みや年度替わりの時期は、切り替えの負担が大きくなります。新旧のシステムを並べて動かす期間をとり、請求の計算が一致することを1か月分確かめてから切り替える、といった段取りを先に決めておくと安全です。

既製ソフトで足りる部分、つなぐ部分、作る部分の線引きを、自校・自塾の業務で確かめたい方へ。今のソフトと困っている作業を伺い、業務の棚卸し表・効果の見立て・簡易モックを含む相談メモを無料でお返しします（初回相談は無料・30分・オンライン）。

今の業務と使っているツールを共有して、作る範囲を相談する