見積の履歴と承認を管理するシステムは作るべきか｜既製品で足りる条件と、作る範囲・Excelから移す範囲

見積の版の記録を残したいだけの場合や、承認者が固定で段数も少ない場合は、既製の見積管理サービスやkintoneの設定で足ります。 作ることを検討するのは、「承認した版の内容を固定し、承認後に変更したら新しい版として承認を取り直す」「受注は承認済みの版から、今の販売管理へ明細ごと渡す」まで仕組みで守りたいときです。

今使っているkintoneや販売管理に仕組みを足すなら、当社では既存システムの改修（100万円〜・税別）に当たります。新しく作ってExcelからの移行まで含めるなら、本開発として個別に見積もります。

この記事は、見積をExcelで作っていて、どれが最新版でどれが承認済みの版か分からず、値引きの承認や受注時の転記で誤りが出ている営業部門長・営業事務責任者向けです。

見積書の作成そのものを速くしたい場合は、見積書作成の自動化のほうが近い内容です。この記事では、作った見積の版・承認・受注への引継ぎだけを扱います。

既製品で足りる場合と、作ったほうがよい場合

「最新版が分からない」には、実は3つの違う版の話が混ざっています。

いちばん新しく編集された「最新版」、上長が内容を見て承認した「承認済みの版」、顧客が発注した条件の「受注に使った版」です。

Excelのファイル名で「最終」「v3」と管理していると、この3つが同じものに見えます。実際には、承認後に数量を直した最新版がまだ承認されていない、ということが起きます。どこまで区別したいかで、既製品で足りるかどうかが変わります。

右の列が1つだけなら、まず既製品の設定と運用ルールで試すほうが安く済みます。右の列が2つ以上あり、特に「承認した版の固定」と「受注への受け渡し」が両方入るなら、作る範囲を検討する段階です。

次の場合は、開発を頼まないほうがよいです。

• 見積の担当が1〜2人で、承認者も1人。共有フォルダの置き場所とファイル名のルールを決めれば迷わない
• 販売管理や会計をまとめて入れ替える予定がある。新しいソフトの見積・承認機能を先に確認したほうが二重投資になりません
• 困っているのが見積書を作る手間で、版や承認の取り違えではない

主な既製品で、版と承認はどこまでできるか（2026年10月12日に公式で確認）

出典: kintone 公式サイト

既製品を選ぶときは「承認機能あり」の有無だけでなく、承認した後に内容を変えたらどうなるかを確かめてください。比較サイトの〇×表には出てこない部分です。

各製品の情報は2026年10月12日時点の公式サイトとプレスリリースの記載です。最新の内容は各社にご確認ください。

公式の仕様から読めることとして、kintoneで「1件の見積を1件のレコード」として持ち、変更履歴で版を追う作りにすると、承認後に内容を直しても承認の状態は残ったままになります。ステータスは過去の版に戻らないからです。承認した内容を固定したいなら、版ごとに別のレコードにする、承認後は編集できないようにする、といった設計が要ります。これは公式の記載から考えた設計上の注意で、当社がkintoneで検証した結果ではありません。

架空の見積10件で見る、取り違えの起き方と見分け方

どの列を記録しておけば取り違えを見つけられるのかを確かめるため、架空の見積10件を作り、次の説明用のルールを当てる小さなプログラムを実際に動かしました。

説明用のルール（架空）は次の5つです。

1. 値引き率5%以下は課長、5%超15%以下は部長、15%超は役員が承認する
2. 承認後に単価・数量・値引き・納期・支払条件を変えたら、新しい版として承認を取り直す
3. 受注は承認済みの版で登録する
4. 見積の有効期限は作成日から30日
5. 2026年10月1日以降に作る見積は、改定後の単価表（第2版）を使う

架空の見積10件の版と承認の履歴（説明用・架空データ）

10件のうち6件がルールに当たり、4件は当たりませんでした。架空データでルールの動きを確かめただけで、特定の製品やお客様のデータで検証した結果ではありません。

この6件は、Excelのファイルを1つずつ開いても普通の見積に見えます。見つけられたのは、次の列を記録していたからです。

この判定でも、担当者が個人のパソコンで直して、記録せずに送った版は見つけられません。記録の外で起きたことは見つけられません。そのため、作る場合は「システムから出した見積書だけを顧客に出す」「未承認の版は見積書として出力できない」という出口の決まりを、仕組みと運用の両方で決めておく必要があります。

作る場合に決める範囲：版・承認経路・値引き権限・承認後の変更

開発を頼むときに、発注側で決めておくことは次の5つです。決めないまま頼むと、作る側が推測で決めることになり、検収のときに「思っていたのと違う」となります。

承認経路と値引き権限は、分けて決めておくことが大事です。「誰が承認するか」と「どこまでなら承認がいらないか」を同じ表で決めようとすると、例外が増えて表が読めなくなります。

受注への引継ぎ：今の販売管理を残して、承認済みの版だけを渡す

受注時の転記ミスを減らすには、販売管理を入れ替えなくてもよい場合があります。見積の側から、承認済みの版だけを販売管理へ渡す形にします。

• 渡すもの：見積番号、受注に使った版の番号、顧客、明細（品目・数量・単価・値引き）、税率の区分、納期、支払条件
• 渡す方法：販売管理に外部から登録できる仕組み（公開されたAPI）があればそれを使い、なければ販売管理が読み込めるCSVを作ります。どちらも使えない場合は、承認済みの版の画面を見ながら入力し、登録後に金額を照合する手順にします。どの方法でつなぐかは、販売管理の仕様を見ながら一緒に決めていきます
• 誰が確定するか：受注として渡す操作をするのは営業事務、など担当を1人に決めます
• 確かめること：販売管理に登録された受注金額と、承認した版の金額が一致しているか
• 受注後の変更：顧客から数量変更が来たとき、見積を新しい版にして承認を取り直すのか、販売管理の受注変更として扱うのかを先に決めます。ここが決まっていないと、見積と受注の記録がずれていきます

会計ソフトへの連携は、販売管理から会計へのデータの流れがすでにあるなら、そこは触らないのが基本です。見積の側でつなぐ先を増やすほど、変更のたびに確かめる範囲が広がります。

顧客台帳や契約と見積の版をどう結び付けるかは、オーダーメイドの顧客管理システムで扱っています。

今のExcelから移すもの・残すもの

出典: MF見積管理DXシステム プレスリリース（PR TIMES）

Excelの見積をすべて新しい仕組みに移す必要はありません。移す手間と、移した後に使う場面を比べて決めます。

Excelで見積を作り続け、承認と版だけを別の仕組みで持つ形もとれます。その場合は「どのExcelファイルが第何版か」を登録時に確定させ、登録していないファイルを顧客に出さない決まりが必要です。Excel業務を全体として仕組みにする判断は、Excel業務のシステム化の判断基準にまとめています。

費用の目安と、含まれるもの・含まれないもの

既製品と、作る場合の費用を並べます。既製品は公式に記載のある月額（2026年10月12日確認・税抜）、作る場合は当社の公開価格（税別）です。

当社の価格はすべて税別で、クラウド・外部API・ソフトウェアライセンスなどの実費は別にかかります。100万円は改修の開始価格です。承認経路の数、つなぐシステムの数、移す見積の件数で上がります。

金額を比べるときは、月額だけでなく「承認した版の固定」と「受注への受け渡し」をどちらが受け持つかを見てください。既製品に乗り換えても販売管理への転記が残るなら、転記ミスの問題は残ったままです。

今の販売管理を残して、どこまでを改修で足せるか分からない場合は、販売管理の名前と困っている操作を伺って切り分けます。

見積の版と承認の流れを、今の販売管理を残したまま整えられるか相談する

完成をどう確かめるか

作る場合の検収は、「画面ができたか」ではなく「取り違えが起きないか」で判定します。上の架空10件で見た6つの取り違えを、そのまま検収の項目にできます。

本番の前に、架空データか個人情報を除いたデータでこの6つを1件ずつ試し、結果を記録してから使い始めます。

自社でAIを使って進められる部分と、頼んだほうがよい部分

ChatGPTやClaudeなどの生成AIを使えば、社内でもかなりの準備ができます。

社内で進めやすいのは、次のような作業です。

• 今の承認ルールを文章にして、上の「決める範囲」の表に当てはめる
• 見積のExcelの列名を一覧にして、移すもの・残すものに分ける
• 画面の案や項目の一覧を作る
• 架空の見積データを作って、承認のルールに抜けがないか確かめる

一方、次の作業は頼んだほうが確実です。

• 承認の権限が本当に効くかの試験（権限のない人が承認できないこと、見えてはいけない見積が見えないこと）
• 今の販売管理との連携。仕様の読み込み、テスト用の環境での試験、失敗したときのやり直し方
• Excelから移したデータの照合（件数・金額が合っているか）
• 使い始めた後の承認ルールの変更への対応

社内でAIを使って作った試作がある場合は、それを元に、権限や連携、移行の部分だけを頼む形もとれます。

当社が対応できる範囲と実績

当社は、見積・承認の画面の新規開発、今使っているkintone・販売管理・会計ソフト・HubSpotなどとの連携（公開API・CSV・画面操作）、承認権限の設計と試験、Excelからのデータ移行に対応できます。製品や言語を理由にお断りすることはありません。

ただし、見積管理システムとして公開できる受託実績は、現時点ではありません。上の10件の表も架空データによる説明用の例です。近い領域として、薬局の複数店舗・数千人分の記録管理で、権限と確認工程を設計した事例があります（受託開発のページに掲載）。

相談の前に揃えておくと早いもの

初回相談は無料・30分（オンライン）です。要件が決まっていなくても大丈夫です。次のうち分かるものがあれば、話が早く進みます。

• 月の見積の件数と、1件あたり何回くらい直すか
• 今の承認の決まり（誰が、どの条件で承認するか）
• 使っている販売管理・会計ソフトの名前
• 受注時に転記で誤りが出た例（金額や顧客名は伏せたもので構いません）
• Excelの見積の様式の数と、単価表の置き場所

実際の見積書、顧客のデータ、システムのパスワードは送らないでください。相談の後に、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをメールでお送りします。

よくある質問

承認の記録は、後から社内で確かめられる形で残せますか

残せます。版ごとに「誰が・いつ・どの版を・どの条件で承認したか」と、差し戻したときの理由を記録し、承認済みの記録は後から書き換えられないようにします。決めておきたいのは、記録を何年残すかと、誰が記録を見られるかです。退職した承認者の記録も、名前と役職が分かる形で残す作りにしておくと、後で確かめるときに困りません。

電子帳簿保存法やインボイス制度の要件も満たせますか

見積書の保存方法や記載事項が法令の要件を満たしているかの判断は、当社では行いません。顧問税理士や国税庁の資料でご確認ください。保存の要件が決まっていれば、検索に使う項目や保存期間の設定など、仕組みに組み込む部分は対応できます。

承認者が出張や休みで不在のとき、承認が止まらないようにできますか

代理で承認できる人をあらかじめ決めて、代理で承認したことを記録に残す形にできます。決めておきたいのは、代理の人にどこまでの値引きを承認させるかです。上限を本来の承認者と同じにするか、一段下げるかで運用が変わります。

受注の後に顧客から値引きの追加を頼まれたら、見積と受注のどちらを直せばよいですか

金額や支払条件が変わるなら、見積を新しい版にして承認を取り直し、その版を元に受注を変更する形が、記録をそろえやすい方法です。納品先の住所の変更のように承認の条件に関係しない変更は、販売管理の受注変更だけで扱う、と分けることもできます。どちらにするかは、作り始める前に変更の種類ごとに決めておきます。

先に小さく試してから本番を作ることはできますか

できます。当社のPoC（検証）は300万円〜（税別）ですが、これは検証の開始価格で、本番のシステムが完成する価格ではありません。見積の版と承認の場合は、検証から始めるより、今のkintoneや販売管理への改修として範囲を絞って始めるほうが合うこともあります。どちらが合うかは相談の中で切り分けます。

作った後に承認ルールが変わったら、どうなりますか

承認ルールを画面から変えられる作りにするか、変更のたびに改修するかを、作る前に決めます。値引き率の境目のように年に数回変わる値は画面で変えられるようにし、承認の段数を増やすような変更は改修で対応する、という分け方もできます。保守の範囲と費用は個別に決めます。

見積の版・承認・受注への引継ぎで、どこまでを既製品で済ませ、どこから足すかは、今の販売管理と承認の決まりで変わります。販売管理の名前と困っている操作を伺い、依頼範囲の候補と費用の目安を相談メモでお返しします。

見積の版と承認の流れを、今の販売管理を残したまま整えられるか相談する