HubSpotと業務システムの連携開発を頼む前に｜顧客・契約・受注データの分担を決める

HubSpotと業務システムの連携は、相手のシステムがHubSpotの既製の同期に対応していて、受注の取消や金額の訂正が少ないなら、開発せずに済みます。取消・訂正・会社の統合を正しく台帳に反映したい場合や、相手が自社開発の販売管理システムである場合は、個別の開発が必要です。どちらになるかは、項目ごとに「どちらのシステムの値を正とするか」と「データをどちら向きに流すか」を決められるかで分かれます。

この記事は、HubSpotで商談を管理していて、受注した後の契約・請求・案件台帳への転記に手間がかかっている営業企画・RevOps・情報システムの担当者と事業責任者に向けたものです。この記事の表と検証は、すべて架空のデータで作った説明用のものです。実在の会社やアカウントのデータは使っていません。

商談が成立した後、どこで転記が残っているか

HubSpotで取引を「受注」に進めた後の流れは、たとえば次のようになります（説明用の例）。

なくしたい手間は2〜3の二重入力に見えますが、連携を作るときに難しいのは5のほうです。受注を1行作るだけなら単純ですが、取消・訂正・会社の統合をどちらで受け付け、どちらに反映するかを決めておかないと、連携した後に数字が合わなくなります。

なお、商談記録をHubSpotに入れる前の入力の手間（営業が記録を入れない問題）は別の課題です。その場合はCRM入力の自動化の記事を参照してください。

まず既製の連携で足りるかを確かめる

出典：HubSpot公式サイト

HubSpotの公式資料で確認できた連携の方法は、大きく4つあります。開発を頼む前に、上の3つで足りるかを確かめてください。

Data Syncを使う場合に、公式ヘルプで確認できた条件は次のとおりです（2026年10月11日確認）。

• 同期の向きは「双方向」「HubSpotへのみ」「相手のアプリへのみ」の3つから選ぶ
• 両側の値が違うときは、優先するアプリを1つ選び、そちらの値で上書きする。優先する側が空欄なら、相手の値は変えない
• 最初の同期の後は、変更からおおむね10分以内に同期される
• 絞り込みの条件は最初の同期にだけ適用される。取引は、対応させたステージの取引だけが同期される
• 項目の対応を自分で設定するには、Data Hub（旧Operations Hub）の契約が必要。HubSpot製のkintone Data Syncは、Data Hub Starter以上とkintoneのスタンダードコースが条件
• 同期の設定を保存すると、最初の同期がやり直しになる

公式ヘルプで確認できたのは、優先するアプリを1つ選ぶ設定までです。「会社名は基幹、営業担当はHubSpot」のように項目ごとに優先を変えられるか、また削除が相手に伝わるかは、公式の説明では確認できませんでした。契約中の環境で試してから決めてください。

開発を頼まなくてよい場合

次のどれかに当てはまるなら、個別開発より先に、運用の見直しや既製の連携を試すほうが合っています。

• 受注は月に数件で、転記にかかる時間が小さい
• 相手のシステムがData Syncに対応していて、取消・訂正もほとんどない
• HubSpotのパイプライン・ステージ・項目の設計がまだ固まっていない（先に設定を固めないと、連携を作っても作り直しになります）
• どの項目をどの部署が正として管理するかを決める担当者がいない（開発会社が決められることではありません）

HubSpotを使い続けるかどうか自体を迷っているなら、顧客管理システムをオーダーメイドで作る前に確認することの記事が先です。台帳がkintoneの場合は、kintoneと既存システムの連携の記事も参考になります。

会社・担当者・取引と、自社の契約データをどう分担するか

出典：HubSpot公式サイト（Data Hub）

最初に決めるのは「契約」をどこに置くかです。HubSpotの標準のデータの種類（会社・担当者・取引・明細・商品・見積・請求書・注文など）に、「契約」はありません。そのため、次のどちらかを選ぶことになります。

• 契約・受注の台帳はHubSpotの外（販売管理・基幹・kintoneなど）に置く。HubSpotの取引と台帳の行を、IDで対応させる
• HubSpotの中に「契約」というデータの種類を自分で作る（カスタムオブジェクト）。この機能はMarketing・Sales・Service・Content・Data HubのいずれかでEnterpriseの契約が必要

どちらを選んでも、両方のシステムで同じ取引・同じ会社を指すためのIDが必要です。HubSpotは、レコードごとの番号（同じ種類のデータの中で一意）のほかに、自社の契約番号などを「一意の値」として持つ項目を、データの種類ごとに10個まで作れます。台帳の契約番号をHubSpotの取引に持たせておくと、後の照合や上書きがしやすくなります。

項目の対応表の例です（説明用・架空の設計）。

「決める」と書いた行が、連携を作る前に業務側で決めておく項目です。ここが決まらないまま開発を始めると、開発会社が仮の決めごとで作ることになり、運用を始めた後に直すことになります。

片方向か双方向か

すべての項目を双方向にすると、両側の人がどちらで直しても反映されるので便利に見えます。しかし実際には、両側で同じ項目が変わったときにどちらを残すかを決めなければなりません。

架空の8ケースで、決め方を3つ比べた結果

会社の4項目（請求先メール・支払条件・正式な会社名・営業担当）について、片側または両側で値が変わる架空の8ケースを作り、3つの決め方を比べました。HubSpotの実際のアカウントには接続しておらず、手で作ったシナリオを短いプログラムで判定しただけです。発生率を示すものではありません。

システム単位で優先を決めると、どちらを選んでも半分のケースで誤りました。例として次のようなケースがあります。

• 営業が名刺に書かれた古い請求先メールをHubSpotに入れた。同じころ経理が業務システムで新しいメールに更新していたが、HubSpot優先だと古いメールが残る
• 営業が、与信の承認前の支払条件をHubSpotに入れた。片側だけの変更はそのまま伝わるため、どちらを優先にしても業務システムに未承認の条件が流れる
• 退職者の担当を外すためにHubSpotの営業担当を空欄にした。「優先する側が空欄なら相手の値を変えない」という扱いでは、空欄にした操作が伝わらない

項目ごとに正を決めると誤りは0件になりました。ただし、反対側で入力した4件は採用されません。誤りがなくなる代わりに、「その項目は反対側で編集できないようにする」か「採用しなかったことを担当者に知らせる」かのどちらかを、設計と運用に含める必要があります。空欄にする操作を「値の更新」と扱うか「値がない」と扱うかも、決めておく項目です。

受注の取消・訂正・重複で台帳にどんな誤りが出るか

HubSpotの公式開発者ドキュメント（Webhook）では、変更の通知について次のように説明されています（2026年10月11日確認）。

• 通知が、変更が起きた順に届くとは限らない
• 同じ通知が複数回届くことがある
• 受け口が5秒以内に応答しないと再送される。再送は最大10回、24時間にわたる

この仕様を前提に、「取引が受注になったら、社内の受注台帳に反映する」受け口を4つの作り方で比べました。架空の取引9件に対し、通知14件を用意しました。内訳は、同じ通知の重複2件、届く順番の入れ替わり2件（金額の訂正が受注より先に届く、取消が受注より先に届く）、受注の取消2件、金額の訂正1件、会社の統合1件です。実際のHubSpotには接続していない、手で作ったシナリオの結果です。

ここから分かることは3つあります。

1. 単純な作り（A）では二重登録が起きる。再送された通知でもう1行できてしまいます。台帳側に取引IDを持たせるだけで二重行はなくなりました（B）
2. 順番の入れ替わりで、古い金額や取消漏れが残る。後から起きた訂正が先に届き、その後に古い受注の通知が届いて上書きするためです
3. 古い通知を丸ごと捨てると、別の失敗が起きる（C）。先に届いた金額の訂正のせいで、受注そのものの通知を捨ててしまいました。時刻の比較は項目ごとに行う（D）か、通知を「変わった」という合図として扱い、値は毎回HubSpotから読み直す作りにします（後者は今回試していません）

Dの0件は、この14通知に対する結果です。どんな場合でも誤りが起きないことを示すものではありません。実際の開発では、重複・順番の入れ替わり・取消・訂正・統合をわざと起こす試験を受入の条件に入れてください。

APIの回数の上限より、作り方が取り込みの時間を左右する

HubSpotのAPIには呼び出し回数の上限があります（公式の利用ガイドライン、2026年10月11日確認）。社内向けの連携アプリの場合、Free・Starterは10秒に100回・1日25万回、Professionalは10秒に190回・1日62.5万回、Enterpriseは10秒に190回・1日100万回です。1日の上限は、同じアカウントで動いているすべての連携アプリの合計で数えます。

会社5,000件・担当者20,000件・取引3,000件（架空）を最初に取り込む場合を試算しました（仮定に基づく試算）。前提は、まとめて送る処理が1回100件、関連付け（担当者と会社、取引と会社・担当者を各1本、計26,000本）が1回2,000件、検索が1秒5回、1件ずつの作りは検索28,000回と作成・更新28,000回です。

この規模なら、1件ずつの作りでも1日の上限に対してStarterで22%、Professionalで9%です。上限そのものより、台帳のIDをHubSpotの一意の値の項目に持たせ、まとめて上書きできる設計にするかのほうが、取り込みの時間を左右します。他の連携も同じアカウントでAPIを使っている場合は、その分も合わせて確認してください。

開発を頼むときに決める範囲と、止まったときの扱い

出典：HubSpot Developers

連携の開発を頼む場合の担当の分け方の例です（説明用）。

運用を始める前に、次の3つを決めておくと、止まったときに担当者がログを探し回らずに済みます。

• 未処理・確認待ち・再処理済みが見える画面または一覧。どの取引が台帳に入っていないかを、業務の担当者が見て分かるようにする
• 再処理しても二重にならないこと。同じ取引を2回流しても、台帳の行が増えないことを試験で確かめる
• HubSpot側の設定変更の手順。取引のステージは画面の表示名ではなく内部のIDで指定するため、ステージの追加や名前の変更が連携に影響することがあります。Data Syncの設定を保存すると最初の同期がやり直しになる点も同じです。設定を変える前に、連携の担当者に知らせる手順を決めます

連携用のアプリに与える権限は、必要なデータの種類と読み書きの範囲だけにします。通知の受け口は、HubSpotが付ける署名で送信元を確かめる作りにします。

説明用の構成例

当社には、HubSpot連携そのものの公開できる事例はありません。以下は、この記事の内容をまとめた説明用の構成例です。

• 対象: HubSpotの取引が受注になったら、自社開発の販売管理システムに受注を1件登録し、採番した契約番号をHubSpotの取引に書き戻す
• 流す向き: 受注の内容はHubSpotから業務システムへ。契約番号・正式な会社名・支払条件は業務システムからHubSpotへ
• 受注後の訂正: 業務システムだけで受け付け、HubSpotの金額は参照用として上書きする
• 試験: 架空データで重複・順番の入れ替わり・取消・訂正・会社の統合を起こし、台帳の行数と金額が正しいことを確かめる
• 運用: 台帳に入らなかった取引を営業事務が一覧で確認し、再処理のボタンで流し直す

受託開発のページで公開している事例のうち近いものは、通信事業の数万件の請求情報を取り込み、集計し、確認する画面を作った案件です。HubSpotとの連携ではありませんが、外から来るデータを取り込み、人が確認する工程を含む点が共通しています。

AIで自社で進められる部分と、頼んだほうがよい部分

HubSpotは2026年4月に、公式のリモートMCPサーバー（ClaudeなどのAIツールからHubSpotのデータを読み書きするための接続先）の一般提供を始めました。ユーザー自身の権限の範囲で動き、会社・担当者・取引・チケット・明細・商品の作成と更新ができます。見積・請求書・注文などは読み取りだけです。

これを使えば、次のような作業は社内で進められます。

• HubSpotの取引や会社の項目を調べ、転記している項目の一覧を作る
• 重複している会社を探す、1件ずつ値を直す
• 項目の対応表の下書きや、受入試験の案をAIに作らせる

一方で、毎回同じ決めごとで台帳に流し、止まったら再処理し、二重登録を防ぐ常時の連携は、人がAIで操作する使い方とは別のものです。業務システム側の受け口の改修と、取消・訂正をわざと起こす受入試験は、社内にその担当者がいなければ開発会社に頼む部分になります。社内でAIを使って試作し、本番で使う部分だけを開発会社に任せる分け方もできます。

費用の目安

費用は、HubSpot側の利用料と、連携を作る開発費に分けて考えます。

HubSpot側の費用（公式料金ページに表示された最低利用料金、2026年10月11日確認。税込か税抜かはページに明記なし）

Starterの料金は、期間限定の割引価格と通常価格が並んで表示されていたため、ここには載せていません。契約中のプランで何ができるかは、HubSpotの担当者か管理画面で確認してください。

開発費（当社の公開価格、税別）

当社の受託開発の公開価格は、既存システムの改修100万円〜／PoC 300万円〜／本開発は個別見積です（すべて税別）。HubSpotの利用料、クラウドの利用料、外部APIやライセンスの費用は別にかかります。

連携の内容をこの価格に当てはめると、目安は次のとおりです（説明用。実際の範囲は相談で決めます）。

見積の前に範囲として決めておく項目は、受入試験に含める例外（重複・順番の入れ替わり・取消・訂正・統合）、未処理を確認する画面の有無、初回の取り込み件数、HubSpotのAPIの版の更新への対応です。HubSpotはAPIの版を年2回更新し、古い版は一定期間の後に使えなくなるため、連携は作った後にも手を入れる前提で考えてください。業務システム側の改修費用の考え方は、システム改修の費用の記事で詳しく書いています。相手のシステムにAPIがない場合は、CSV連携の記事のようにファイルの受け渡しで組む方法もあります。

どの価格帯に当たりそうかを知りたい場合は、受託開発のページから相談できます。

商談成立後に転記している情報と連携先を相談する

相談の前に揃えておくと早いもの

当社は、HubSpotの公開APIとWebhookを使う連携、CSVでの受け渡し、業務システム側の改修、データの移行、他社が作ったシステムの調査と改修に対応できます。相談の前に、次のものがあると話が早く進みます。

• 利用中のHubSpotの製品とプラン（Sales Hub Professional、Data Hubの有無など）
• 受注後に手で転記している項目の一覧と、転記先のシステム名
• 「受注」とするステージと、受注後に取消・金額の訂正が起きたときの今の対応
• 連携先のシステムの受け口（API・CSVの取り込み・画面入力のどれがあるか）と、仕様書の有無
• すでにiPaaSなどでつないでいる部分があれば、その内容

HubSpotや業務システムのログイン情報、APIのトークン、実際の顧客データは送らないでください。画面の様子は、項目名が分かる程度の説明で十分です。

初回相談は無料・30分（オンライン、Google Meet）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。自社でAIを使って進める部分と任せる部分を一緒に切り分け、相談の後に、依頼範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをメールでお送りします。

よくある質問

HubSpotのStarterやProfessionalでも、個別の連携は作れますか

作れます。公式の利用ガイドラインでは、FreeやStarterでも社内向けの連携アプリのAPIに上限（10秒に100回・1日25万回）が設けられており、APIを使う前提になっています。プランで変わるのは主に呼び出し回数の上限と、HubSpotの中に独自のデータの種類（カスタムオブジェクト）を作れるか（Enterpriseが必要）です。契約をHubSpotの外の台帳で管理するなら、Enterpriseでなくても組めます。

すでにZapierなどでつないでいます。作り直す必要はありますか

必ずしも必要ありません。まず、今の流れで二重登録・取消漏れ・古い金額での上書きが起きていないかを、台帳とHubSpotを突き合わせて確かめてください。起きていなければ、そのまま使い続けるのが安上がりです。起きている場合は、全部を作り直すのではなく、取消や訂正の扱いだけを別の仕組みで補う方法もあります。

HubSpotで会社の重複を統合すると、台帳はどうなりますか

統合すると、取引が関連付く会社のIDが変わることがあります。台帳の得意先コードとHubSpotの会社のIDを対応させている場合、統合前のIDのまま残ると、同じ会社が台帳で2つに分かれたように見えます。統合の通知を受けて対応表を更新する手順を、連携の作りに含めてください。HubSpot側で重複の整理をまとめて行う予定があるなら、連携を作る前に済ませておくと楽です。

連携を作った後、どんな保守が発生しますか

主に3つです。HubSpotのAPIの版の更新への対応、HubSpot側でステージや項目を追加・変更したときの対応表の修正、連携が止まったときの確認と再処理です。止まったときに誰が何を見るかは、運用を始める前に決めておきます。どこまでを開発会社に頼むかは、見積の段階で範囲として話し合ってください。

個人のアカウントで連携を作ってもよいですか

おすすめしません。連携用のアプリを作った担当者が異動・退職すると、権限や設定を誰も触れなくなることがあります。会社が管理するアカウントで連携用のアプリを作り、必要なデータの種類と読み書きの範囲だけを許可してください。Data Syncの設定にはスーパー管理者か、App Marketplaceのアクセス権限が必要です。

請求書もHubSpotで作りたい場合はどう考えればよいですか

HubSpotには請求書や支払いのデータの種類もありますが、会計や請求のシステムで請求書を発行している場合は、どちらを正とするかを先に決める必要があります。請求の締めや入金の消込を会計側で行っているなら、HubSpotには請求の状態を参照用として戻すだけにする分け方が、二重管理を避けやすい方法です。

HubSpotで受注した後に、どの情報をどのシステムへ手で写しているかを伺い、既製の連携で足りるか、開発するならどこまでかを一緒に整理します。初回相談は無料・30分（オンライン）で、相談の後に依頼範囲の候補と費用の目安を相談メモでお送りします。

商談成立後に転記している情報と連携先を相談する