定例資料の作成を自動化する方法｜週次・月次の資料づくりを任せる仕組みと費用【2026年8月最新】

週次・月次の定例資料は、毎回同じ形で作っているものであれば自動化できます。費用は、自社の担当者がツールを組んで運用するなら月数千円〜5万円、数字集めから資料化・配信までを外部に任せる場合は初期100万円＋月額10万円〜（いずれも税別）が目安です。

この記事では、定例資料づくりのどこに時間がかかっているのかを工程ごとに分けたうえで、自動化できる資料とできない資料の見分け方、削減できる時間の金額換算、そして手段ごとの費用を並べて比較します。数字レポート単体（数値の集計と配信）だけを対象にしたい場合は、月次レポートの自動化のほうが近い内容です。

定例資料の作成のどこに時間がかかっているか

出典：株式会社ログラス公式サイト（経営企画 実態調査レポート2021）

「資料作成に時間がかかる」と言うとき、実際に時間を取られているのは資料そのものを作る作業ではありません。その前後の、数字を集めて照らし合わせ、直前に作り直す工程です。

①②③⑤は、判断を伴わない手作業です。この4つの工程が定例資料の工数の大半を占めています。

外部調査でも、資料作成の負担の大きさは繰り返し指摘されています。提案資料作成サービス「SmartSlide」を提供する株式会社ワッツユアリッチ（リリース発行元は株式会社スマートスライド）が2021年10月に営業職・営業企画職400名を対象に実施した「営業現場における業務実態調査2021」では、「一番時間がかかっている業務」の1位が資料作成（30.5%）で、資料作成と答えた人の半数以上が業務時間の半分以上を資料作成にかけていると回答しました。同調査は回答データから、資料作成にかかる時間を1人あたり年間619時間・人件費約167万円（時給2,700円で計算）と推計しています。また株式会社ログラスが2021年9月に経営企画担当118名に行った「経営企画 実態調査レポート2021」では、経営分析結果の報告に8営業日以上かかる企業が73.7%、経営企画業務の課題に「業務の属人化」を挙げた担当者が62.7%にのぼりました。いずれも2021年時点の調査ですが、複数システムからの手集計という構造は今も大きく変わっていません。

そして厄介なのは、この作業が誰か1人に固定されていることです。上記のログラス調査では、経営企画部門が実質1名で回っている「ひとり経営企画」が約22%とされています。その1人が休んだ月、定例会議は資料なしで始まります。

自動化すると資料づくりの流れはどう変わるか

自動化といっても、資料づくりをすべてAIに任せるわけではありません。①②③⑤を機械に任せ、④のコメントだけを人が受け持つ、という分担になります。

Before（現在）

月初 → 各システムからCSVを手で落とす → 表計算に貼って集計 → 前月スライドをコピーして差し替え → コメントを書く → 数字が更新されて作り直し → メールで配布

After（自動化後）

月初の指定時刻 → 各システムから自動でデータ取得 → 定義を揃えて集計 → 決まったフォーマットのスライド／PDFを自動生成 → 前月比・達成率・異常値の指摘まで下書き → 担当者はコメントを確認・加筆して承認 → 自動配信

担当者の仕事は「作る」から「確認して、意味を書き足す」に変わります。会議直前に数字が動いた場合も、再実行すれば数分で最新版が出るため、作り直しではなく再生成になります。

参考までに、RPAベンダーのBizteXが自社サイトで公開している導入事例では、日本能率協会マネジメントセンターが月次7時間の作業を3時間に短縮、TIS株式会社が月70時間・年1,400時間の削減を公表しています（いずれも同社公表の事例）。ベンダー側の掲載情報である点は割り引いて見る必要がありますが、削減幅のおおよその規模をつかむ目安にはなります。

削減できる時間はいくらぶんか（試算）

投資判断のために、時間を金額に直しておきます。ここでは時給3,000円（年収500万円前後の正社員の人件費を時間換算した仮置きの値）を使います。自社の実際の人件費に置き換えて計算してください。

まず1部署ぶんで計算する

週次定例と月次定例の資料を、担当者1名が合わせて月20時間かけて作っているとします。

月20時間 × 時給3,000円 = 月6万円 → 年72万円

これに、上長の確認・差し戻しの時間が加わります。管理職1名が月4時間を確認に使い、時給5,000円換算なら月2万円。合計で月8万円・年96万円です。

対象を広げると回収月数が変わる

シゴハヤエージェント（後述）の場合、初期100万円＋月額10万円〜という構成になります。1部署ぶんだけを対象にすると、月6〜8万円の削減では月額を賄いきれず、回収は成立しません。ここは正直に書きます。定例資料の自動化が金額として合うのは、同じ仕組みで複数部署・複数会議体の資料をまとめて対象にしたときです。

自社で計算するときの式はこれだけです。

（対象になる全部署の月間作業時間 × 時給）－ 月額費用 ＝ 月々の差引
初期費用 ÷ 月々の差引 ＝ 回収にかかる月数

差引がマイナスなら、対象を広げるか、後述の自前ツールで組む方向に切り替えたほうが合理的です。

なお、表の想定費用は標準導入パッケージの価格（初期100万円・税別）で置いた仮定です。サービスページでは、初期費用に含まれる接続は業務システム2つまでで、3つ以上のシステム接続や2つ目以降の業務フローは個別見積とされています。部署や会議体を広げて接続先・業務フローが増える場合は初期費用が上がり、回収月数は表より長くなります。

自動化できる定例資料・できない定例資料の境界線

すべての定例資料が自動化できるわけではありません。判断のたびに中身が変わる資料は、自動化しても作り直しが発生して逆に手間が増えます。

明確に向かない代表例

• 取締役会資料：最終決裁の根拠になるもの。数値パートの自動生成までは可能ですが、資料全体を機械に任せるべきではありません
• 企画提案資料：毎回論点が変わるため、そもそも「定例」ではありません
• 社外提出資料：体裁と内容の責任が自社に発生するもの。人の確認工程を外せません
• 数字の元が紙で届く資料：FAXの日報、手書きの点検記録などが元データの場合、まずその入力を電子化する話が先になります

判断が難しいのは「一部だけ例外がある」ケースです。この場合は、例外を人に戻す設計（該当条件に当てはまったら自動処理を止めて担当者に通知する）にすれば、残りは自動化できます。全体の8割が定型なら、その8割を機械に任せる価値は十分あります。

その定例資料は本当に必要か（作る前に減らす）

自動化の前に一度だけ確認してほしいことがあります。その資料は、誰が、どう使っているかです。

定例資料を並べて、次のような資料が混ざっていないか確認してください。

• 数年前の役員の依頼で作り始め、その役員はもういない
• 会議で配られるが、誰も開かずに口頭説明だけで終わる
• 別の資料と同じ数字を、別のフォーマットで作っている
• 週次と月次で、同じ内容を粒度だけ変えて二重に作っている

棚卸しのやり方はシンプルです。定例資料を全部並べ、①誰が意思決定に使っているか、②その決定は資料がないとできないか、③同じ数字を別の資料でも出していないか、の3点を確認します。ここで統廃合できたぶんは、自動化コストがゼロになります。作らなくていい資料を自動化するのが一番もったいないので、対象を絞ってから手段を選んでください。

実現する方法は4つある

出典：Microsoft Learn（Power Automate 公式ドキュメント）

定例資料の自動化には大きく4つの手段があります。それぞれ費用も、必要な社内スキルも違います。

1. 表計算の関数・マクロ／Google Apps Script

費用：0円（人件費のみ）

Excelのマクロ（決まった操作を記録して繰り返させる機能）や、Googleスプレッドシート＋Apps Script（表計算に付いている簡易プログラム機能）＋Looker Studio（Googleが無料提供する集計・グラフ表示ツール）の組み合わせで、集計とグラフ化までは無料で自動化できます。もっとも安く始められる方法です。

一方で、作った人がいなくなると誰も直せないという問題がほぼ確実に起きます。実際、前掲のログラス調査では非上場企業の76.4%が表計算ソフトで経営管理を行い、62.7%が属人化を課題としていました。この二つはセットで発生します。社内に継続的にメンテナンスできる人が2名以上いる場合に限って選ぶべき手段です。

2. RPA・iPaaS（人の画面操作をそのまま繰り返させる仕組み）

費用：初期10万〜100万円／月額5,000円〜数万円（クラウド型・デスクトップ型の場合）

人がやっている画面操作を記録して、そのまま繰り返す方式です。RPAはパソコンの操作を再現するもの、iPaaSはシステム同士をつないでデータを受け渡すものと考えてください。連携用の口がない古い社内システムからでもデータを取れるのが最大の利点です。

Microsoft Power Automateの公式価格では、Premium が1ユーザーあたり月額2,248円、より本格的な Process が1ボットあたり月額22,488円、Hosted Process が32,233円（いずれも税別・年払い）です。RPAの導入相場は各社の公開情報を総合すると、クラウド型で初期10万〜50万円＋月額5,000〜20,000円、デスクトップ型で初期50万〜100万円、サーバー型では初期100万〜1,000万円という幅があります。

弱点は画面の変更に弱いことです。対象システムの画面が更新されるたびに動かなくなり、その都度直す担当が必要になります。

3. スライド生成AI

費用：無料〜月額数千円／法人プランは個別見積

文章や箇条書きからスライドの体裁を自動で作るツールです。国産の「イルシル」は、フリープラン0円、パーソナルプランが月額1,848円（1ヶ月契約・税込。同社プレスリリースでは月額1,680円・税別と表記。1年契約なら1,430円）、パーソナルプラス66,000円/人（年間契約のみ・税込。月あたり5,500円）、2025年7月開始の法人プランは要問い合わせとなっています。Canvaなどにも同種の機能があります。

ただしこれらが解決するのは工程③（見た目を整える）だけです。定例資料で時間がかかっている①②⑤には手が届きません。デザインが苦手な人の負担は減りますが、工数全体としては一部の改善にとどまります。

4. AIエージェントに一連の流れごと任せる

費用：初期100万円＋月額10万〜50万円（税別）

データの取得から集計、資料生成、コメント下書き、配信までを一続きの業務として代行させる方式です。画面操作を真似るのではなく、業務のルールを定義して実行させるため、フォーマットの変更や例外条件にも設定変更で追随できます。

社内にエンジニアがいなくても運用できる代わりに、初期費用が発生します。当社のシゴハヤエージェントはこの方式で、初期100万円（税別）＋月額10万円〜（税別）、標準1〜2ヶ月で稼働まで持っていきます。

4つの手段の比較

費用の目安

出典：Google Cloud 公式サイト（Looker Studio）

上記をふまえ、「自社の定例資料をどのレンジで解決するか」を判断するための一覧です。

※ RPAの相場帯は各ベンダー・比較メディアの公開情報を総合した目安です。Power Automate はMicrosoft公式の価格ページ、イルシルは同社公式サイトの掲載価格を参照しています。

費用構造の違いを一言でいうと、自前ツール（月数千円〜5万円）は作るのも直すのも自社、シゴハヤエージェント（初期100万＋月10〜50万）は作るのも直すのも任せられる、サーバー型RPA（初期100万円〜）や受託開発（本開発は個別見積）は仕組みを資産として自社で持つという区分です。

シゴハヤエージェントの月額は会社規模と処理量のうち大きいほうで決まり、10名規模で月10万円、30名規模で月20万円が目安です（月1,000万〜1.2億トークンの処理枠込み。トークンはAIが読み書きする文字量の単位で、1,000万トークンはおおよそA4用紙1万枚ぶんの読み書きに相当します）。対象にする業務と月額の対応関係はシゴハヤエージェントのサービスページに記載しています。中小企業向けの補助金活用も含めて検討したい場合は、中小企業のAI自動化もあわせてご覧ください。

説明用の構成例：複数店舗の本部で作る週次・月次資料

ここで示すのは、仕組みの組み方を説明するための構成例です。架空の設定と仮定の数値で、当社の導入実績ではありません（シゴハヤエージェントの導入事例は現時点で公開していません）。

想定する状況

複数店舗を運営する調剤薬局（架空）で、本部への週次報告と月次の経営会議資料を、本部の担当者1名が作成しているとします。処方箋枚数、在庫、発注、人員シフトがそれぞれ別のシステムに入っており、店舗ごとにCSVを落として表計算で突き合わせる作業に、週次で4時間（月4回）、月次で12時間、合計で月30時間近くかかっている前提です。担当者が不在の週は報告が止まり、手順を知っているのはその1名だけ、という状態も想定します。

組み方

各システムから決まった時刻にデータを取得し、店舗コードと日付で突き合わせて集計し、決まったフォーマットの週次報告と月次会議資料を自動生成します。前週比・前年同月比・在庫の異常値については、AIが「どこがどう動いたか」の下書きコメントまで生成し、担当者がそれを確認・加筆して確定する形にします。差し替えが発生した場合は再実行で最新版を出します。数字が設定した閾値を超えた場合は自動処理を止めて担当者に通知し、例外は必ず人が見る運用にします。

削減の見込み（仮定に基づく試算）

確認と加筆の作業が月6時間に収まると仮定すると、削減は月24時間です。時給3,000円で換算すると、（30時間－6時間）× 3,000円 ＝ 月7.2万円・年86.4万円になります。この規模の1部署だけでは月額10万円を下回るため、前掲の試算のとおり、複数部署・複数会議体の資料をまとめて対象にできるかを先に確認します。実際の削減時間は、データの取得方法、例外の多さ、確認にかかる時間で変わります。

もう一つの効果は、作成手順が仕組みとして残り、担当者以外でも回せる状態になることです。

導入までの流れと期間

出典：AI革命 公式サイト（シゴハヤエージェント）

シゴハヤエージェントの標準的な導入期間は1〜2ヶ月です。

段階ごとの期間は説明用の目安です。サービスページに記載があるのは全体の標準期間（1〜2ヶ月）で、お客様側の準備・確認の都合で1ヶ月以上延びる場合は追加料金の相談になることがあります。

準備しておくと早いのは、対象にしたい定例資料の一覧（会議体・頻度・おおよそのページ数）と、数字の出どころ一覧（どのシステムのどの画面・CSVから取っているか）です。数値の入った資料の実物は、秘密情報や実顧客データを含むため、初回相談の段階ではお送りいただかなくて構いません。

よくある質問

Q1. 定例資料のフォーマットを途中で変えたくなったら、追加費用はかかりますか。

月額には軽微なルール調整が含まれます。項目の追加・並び替えといった変更がどこまで「軽微」に入るかは対象業務ごとに異なるため、契約前に個別に確認します。追加費用になりやすいのは、新しいシステムからデータを取りに行く必要が出た場合や、別の会議体の資料を新しい業務フローとして加える場合です。サービスページでは、3つ以上のシステム接続と2つ目以降の業務フローは個別見積とされています。契約前に「変更のうち何が月額内で、何が追加になるか」を書面で確認しておくことをおすすめします。

Q2. 会議の30分前に数字が動いた場合、自動化していると差し替えができないのでは。

逆です。手作業だと30分前の更新は作り直しになりますが、自動化していれば再実行するだけで最新版が数分で出ます。むしろ自動化の効果が最も大きく出るのがこの場面です。あらかじめ「会議開始◯分前に自動で再生成する」という設定にしておくこともできます。

Q3. 表計算のマクロを作れる社員が1人います。それでは足りませんか。

その1名が今後も在籍し、かつ他業務が増えないなら、自前で組むほうが安上がりです。問題はその1名が異動・退職したときです。マクロは動き続けますが、システム側の仕様が変わった時点で止まり、誰も直せなくなります。判断材料は「作れる人がいるか」ではなく「直せる人が2人以上いるか」です。1人しかいない場合は、その1名の時間を別の業務に回す前提で外部化を検討する価値があります。

Q4. 資料の中のコメントまでAIに書かせて問題ありませんか。

事実の要約（前月比、達成率、異常値の指摘）までは任せて構いません。一方、「だからどうするか」という判断の部分は人が書くべきです。実務では、AIが「何がどう動いたか」の下書きを出し、担当者が「なぜそうなったか、次に何をするか」を加筆する分担が最も安定します。取締役会など決裁の根拠となる資料では、コメント部分は必ず人の起案としてください。

Q5. 複数部署の定例資料をまとめて対象にできますか。1つずつのほうがいいですか。

費用対効果はまとめたほうが明確に高くなります。前掲の試算のとおり、1部署だけでは月額を賄えず回収が成立しないケースが多い一方、3部署以上をまとめると1年前後で回収圏に入ります。ただし進め方としては1部署から始めるのが安全です。最初の1部署で数字の一致検証まで終えてから、同じ仕組みに他部署を載せていく順序を推奨しています。

Q6. 担当者が退職しても運用は続きますか。

続きます。定例資料の自動化で得られる効果のうち、時間削減と同じくらい大きいのが手順が仕組みとして外部に残ることです。前掲のログラス調査では経営管理の属人化を課題とする企業が62.7%にのぼりました。自動化すると「誰がどのシステムからどの数字を取り、どう計算しているか」がすべて定義として書き出されるため、引き継ぎ資料を別途作る必要がなくなります。

Q7. 数字が入っている社内システムが古く、外部と連携する口がありません。それでも自動化できますか。

多くの場合できます。連携用の口がなくても、定期的なCSV出力機能があればそれを使いますし、それもない場合は画面操作を自動化する方式を組み合わせます。ただし、数字の元が紙やFAXである場合は、先に電子化の話になります。初回相談（無料・30分）では、数字がどこからどの形式で出てくるか（API・CSV出力・画面のみ・紙）を伺い、使えそうな取得方法の候補を相談メモでお返しします。できるかどうかの確定は、対象システムの画面や出力を確認してからになります。

定例資料の作成を自動化するかどうかを判断するために

判断の順序はこうなります。

1. 定例資料を全部並べ、作らなくていいものを外す
2. 残ったものを「毎回同じ形か／数字がシステム内にあるか」で仕分ける
3. 自動化対象の合計作業時間 × 時給を出す
4. その金額が月額を上回るなら外部化、下回るなら対象を広げるか自前で組む

3と4の計算がご自身では難しい場合や、「うちの資料は自動化できる側なのか」だけでも確かめたい場合はご相談ください。初回相談は無料・30分・オンライン（Google Meet）で、要件が決まっていなくても大丈夫です。対象になりそうな定例資料の種類（会議体・頻度）と、数字の出どころ（どのシステム・画面・CSVか）を伺い、表計算やApps Scriptで自社で組める部分と、任せたほうがよい部分を一緒に切り分けます。資料の実物や秘密情報・実顧客データはお送りいただく必要はありません。相談後に、自動化の対象範囲の候補・進め方・費用の目安をまとめた相談メモをお送りします。

▶ 定例資料のうち自動化できる範囲と費用の目安を相談する（シゴハヤエージェント：初期100万円＋月額10万円〜・税別）

関連記事：

• 月次レポートの自動化：数値レポート単体の集計・配信を対象にしたい場合
• データ転記の自動化：「数字集め」の工程をさらに詳しく
• CRM入力の自動化：営業定例資料の元データを整える
• Microsoft 365 Copilotのエージェント：Office環境の中だけで完結させたい場合