定例資料の作成を自動化する方法｜週次・月次の資料づくりを任せる仕組みと費用【2026年8月最新】

週次・月次の定例資料は、毎回同じ形で作っているものであれば自動化できます。費用は、自社の担当者がツールを組んで運用するなら月数千円〜5万円、数字集めから資料化・配信までを外部に任せる場合は初期100万円＋月額10万円〜（いずれも税別）が目安です。

この記事では、定例資料づくりのどこに時間が消えているのかを工程ごとに分解したうえで、自動化できる資料とできない資料の線引き、削減できる時間の金額換算、そして手段ごとの費用を並べて比較します。数字レポート単体（数値の集計と配信）だけを対象にしたい場合は、月次レポートの自動化のほうが近い内容です。

定例資料の作成のどこに時間がかかっているか

出典：株式会社ログラス公式サイト（経営企画 実態調査レポート2021）

「資料作成に時間がかかる」と言うとき、実際に時間を食っているのは資料そのものを作る作業ではありません。その前後の、数字を集めて突き合わせて、直前に作り直す工程です。

①②③⑤は、判断を伴わない手作業です。ここが定例資料の工数の大半を占めています。

外部調査でも、資料作成の重さは繰り返し指摘されています。株式会社スマートスライドが2021年10月に営業職・営業企画職400名を対象に実施した「営業現場における業務実態調査2021」では、「最も時間がかかる業務」の1位が資料作成（30.5%）で、業務時間の半分以上を資料作成に充てている人が過半数を占めました。同調査は1人あたり年間619時間・約167万円の損失と試算しています。また株式会社ログラスが2021年9月に経営企画担当118名に行った「経営企画 実態調査レポート2021」では、経営分析結果の報告に8営業日以上かかる企業が73.7%、業務が属人化していると回答した企業が62.7%にのぼりました。いずれも2021年時点の調査ですが、複数システムからの手集計という構造は今も大きく変わっていません。

そして厄介なのは、この作業が誰か1人に固定されていることです。上記のログラス調査では、経営企画部門が実質1名で回っている「ひとり経営企画」が約22%とされています。その1人が休んだ月、定例会議は資料なしで始まります。

自動化すると資料づくりの流れはどう変わるか

自動化といっても、資料を丸ごとAIに丸投げするわけではありません。①②③⑤を機械に渡し、④のコメントだけ人が持つ、という分担になります。

Before（現在）

月初 → 各システムからCSVを手で落とす → 表計算に貼って集計 → 前月スライドをコピーして差し替え → コメントを書く → 数字が更新されて作り直し → メールで配布

After（自動化後）

月初の指定時刻 → 各システムから自動でデータ取得 → 定義を揃えて集計 → 決まったフォーマットのスライド／PDFを自動生成 → 前月比・達成率・異常値の指摘まで下書き → 担当者はコメントを確認・加筆して承認 → 自動配信

担当者の仕事は「作る」から「確認して、意味を書き足す」に変わります。会議直前に数字が動いた場合も、再実行すれば数分で最新版が出るため、作り直しではなく再生成になります。

参考までに、RPAベンダーのBizteXが自社サイトで公開している導入事例では、日本能率協会マネジメントセンターが月次7時間の作業を3時間に短縮、TIS株式会社が月70時間・年1,400時間の削減を公表しています（いずれも同社公表の事例）。ベンダー側の掲載情報である点は割り引いて見る必要がありますが、削減幅の桁感の目安にはなります。

削減できる時間はいくらぶんか（試算）

投資判断のために、時間を金額に直しておきます。ここでは時給3,000円（年収500万円前後の正社員の人件費を時間換算した仮置きの値）を使います。自社の実際の人件費に置き換えて計算してください。

まず1部署ぶんで計算する

週次定例と月次定例の資料を、担当者1名が合わせて月20時間かけて作っているとします。

月20時間 × 時給3,000円 = 月6万円 → 年72万円

ここに、上長の確認・差し戻しの時間が乗ります。管理職1名が月4時間を確認に使い、時給5,000円換算なら月2万円。合計で月8万円・年96万円です。

対象を広げると回収月数が変わる

シゴハヤエージェント（後述）の場合、初期100万円＋月額10万円〜という構成になります。1部署ぶんだけを対象にすると、月6〜8万円の削減では月額を賄いきれず、回収は成立しません。ここは正直に書きます。定例資料の自動化が金額として合うのは、同じ仕組みで複数部署・複数会議体の資料をまとめて対象にしたときです。

自社で計算するときの式はこれだけです。

（対象になる全部署の月間作業時間 × 時給）－ 月額費用 ＝ 月々の差引
初期費用 ÷ 月々の差引 ＝ 回収にかかる月数

差引がマイナスなら、対象を広げるか、後述の自前ツールで組む方向に切り替えたほうが合理的です。

自動化できる定例資料・できない定例資料の境界線

すべての定例資料が自動化できるわけではありません。判断のたびに中身が変わる資料は、自動化しても作り直しが発生して逆に手間が増えます。

明確に向かない代表例

• 取締役会資料：最終決裁の根拠になるもの。数値パートの自動生成までは可能ですが、資料全体を機械に任せるべきではありません
• 企画提案資料：毎回論点が変わるため、そもそも「定例」ではありません
• 社外提出資料：体裁と内容の責任が自社に発生するもの。人の確認工程を外せません
• 数字の元が紙で届く資料：FAXの日報、手書きの点検記録などが元データの場合、まずその入力を電子化する話が先になります

判断が難しいのは「一部だけ例外がある」ケースです。この場合は、例外を人に戻す設計（該当条件に当てはまったら自動処理を止めて担当者に通知する）にすれば、残りは自動化できます。全体の8割が定型なら、その8割を機械に渡す価値は十分あります。

その定例資料は本当に必要か（作る前に減らす）

自動化の前に一度だけ確認してほしいことがあります。その資料は、誰が、どう使っているかです。

現場を見ていると、次のような資料が高い確率で残っています。

• 数年前の役員の依頼で作り始め、その役員はもういない
• 会議で配られるが、誰も開かずに口頭説明だけで終わる
• 別の資料と同じ数字を、別のフォーマットで作っている
• 週次と月次で、同じ内容を粒度だけ変えて二重に作っている

棚卸しのやり方はシンプルです。定例資料を全部並べ、①誰が意思決定に使っているか、②その決定は資料がないとできないか、③同じ数字を別の資料でも出していないか、の3点を確認します。ここで統廃合できたぶんは、自動化コストがゼロになります。作らなくていい資料を自動化するのが一番もったいないので、対象を絞ってから手段を選んでください。

実現する方法は4つある

出典：Microsoft Learn（Power Automate 公式ドキュメント）

定例資料の自動化には大きく4つの手段があります。それぞれ費用も、必要な社内スキルも違います。

1. 表計算の関数・マクロ／Google Apps Script

費用：0円（人件費のみ）

Excelのマクロ（決まった操作を記録して繰り返させる機能）や、Googleスプレッドシート＋Apps Script（表計算に付いている簡易プログラム機能）＋Looker Studio（Googleが無料提供する集計・グラフ表示ツール）の組み合わせで、集計とグラフ化までは無料で自動化できます。もっとも安く始められる方法です。

一方で、作った人がいなくなると誰も直せないという問題がほぼ確実に起きます。実際、前掲のログラス調査では非上場企業の76.4%が表計算ソフトで経営管理を行い、62.7%が属人化を課題としていました。この二つはセットで発生します。社内に継続的にメンテナンスできる人が2名以上いる場合に限って選ぶべき手段です。

2. RPA・iPaaS（人の画面操作をそのまま繰り返させる仕組み）

費用：初期10万〜100万円／月額5,000円〜数万円（クラウド型・デスクトップ型の場合）

人がやっている画面操作を記録して、そのまま繰り返す方式です。RPAはパソコンの操作を再現するもの、iPaaSはシステム同士をつないでデータを受け渡すものと考えてください。連携用の口がない古い社内システムからでもデータを取れるのが最大の利点です。

Microsoft Power Automateの公式価格では、Premium が1ユーザーあたり月額2,248円、より本格的な Process が1ボットあたり月額22,488円、Hosted Process が32,233円（いずれも税別・年払い）です。RPAの導入相場は各社の公開情報を総合すると、クラウド型で初期10万〜50万円＋月額5,000〜20,000円、デスクトップ型で初期50万〜100万円、サーバー型では初期100万〜1,000万円という幅があります。

弱点は画面の変更に弱いことです。対象システムの画面が更新されるたびに動かなくなり、その都度直す担当が必要になります。

3. スライド生成AI

費用：無料〜月額数千円／法人プランは個別見積

文章や箇条書きからスライドの体裁を自動で作るツールです。国産の「イルシル」は、フリープラン0円、パーソナルプランが月額1,848円（1ヶ月契約・税込。同社プレスリリースでは月額1,680円・税別と表記。1年契約なら1,430円）、パーソナルプラス5,500円/人（年間契約）、2025年7月開始の法人プランは要問い合わせとなっています。Canvaなどにも同種の機能があります。

ただしこれらが解決するのは工程③（見た目を整える）だけです。定例資料で時間を食っている①②⑤には手が届きません。デザインが苦手な人の負担は減りますが、工数全体としては一部の改善にとどまります。

4. AIエージェントに一連の流れごと任せる

費用：初期100万円＋月額10万〜50万円（税別）

データの取得から集計、資料生成、コメント下書き、配信までを一続きの業務として代行させる方式です。画面操作を真似るのではなく、業務のルールを定義して実行させるため、フォーマットの変更や例外条件にも設定変更で追随できます。

社内にエンジニアがいなくても運用できる代わりに、初期費用が発生します。当社のシゴハヤエージェントはこの方式で、初期100万円（税別）＋月額10万円〜（税別）、標準1〜2ヶ月で稼働まで持っていきます。

4つの手段の比較

費用の目安

出典：Google Cloud 公式サイト（Looker Studio）

上記をふまえ、「自社の定例資料をどのレンジで解決するか」を判断するための一覧です。

※ RPAの相場帯は各ベンダー・比較メディアの公開情報を総合した目安です。Power Automate はMicrosoft公式の価格ページ、イルシルは同社公式サイトの掲載価格を参照しています。

費用構造の違いを一言でいうと、自前ツール（月数千円〜5万円）は作るのも直すのも自社、シゴハヤエージェント（初期100万＋月10〜50万）は作るのも直すのも任せられる、サーバー型RPAや受託開発（数百万〜）は仕組みを資産として自社で持つという区分です。

シゴハヤエージェントの月額は処理量に連動し、10名規模で月10万円、30名規模で月20万円が目安です（月1,000万〜1.2億トークンの処理枠込み。トークンはAIが読み書きする文字量の単位で、1,000万トークンはおおよそA4用紙1万枚ぶんの読み書きに相当します）。対象にする業務と月額の対応関係はシゴハヤエージェントのサービスページに記載しています。中小企業向けの補助金活用も含めて検討したい場合は、中小企業のAI自動化もあわせてご覧ください。

実際にやった事例：調剤薬局のケース

課題

複数店舗を運営する調剤薬局で、本部への週次報告と月次の経営会議資料を、本部の担当者1名が作成していました。処方箋枚数、在庫、発注、人員シフトがそれぞれ別のシステムに入っており、店舗ごとにCSVを落として表計算で突き合わせる作業に、週次で4時間、月次で12時間、合計で月30時間近くかかっていました。担当者が不在の週は報告が止まり、実質的にその1名しか作業手順を把握していない状態でした。

作ったもの

各システムから決まった時刻にデータを取得し、店舗コードと日付で突き合わせて集計し、決まったフォーマットの週次報告と月次会議資料を自動生成する仕組みを構築しました。前週比・前年同月比・在庫の異常値については、AIが「どこがどう動いたか」の下書きコメントまで生成し、担当者がそれを確認・加筆して確定する形にしています。差し替えが発生した場合は再実行で最新版が出ます。数字が設定した閾値を超えた場合は自動処理を止めて担当者に通知する設計にし、例外は必ず人が見る運用にしました。

何がどう変わったか

月30時間の作業が、確認と加筆の月6時間程度になりました。時給3,000円換算で月7.2万円、年86万円ぶんの人件費が別の業務に回っています。加えて、作成手順が仕組みとして残ったため、担当者以外でも回せる状態になりました。副次的な効果として、月次会議が「資料を読み上げる会」から「数字の理由を議論する会」に変わったという評価をいただいています。

（守秘のため社名は非公開です。医療機関・インフラ企業でも同様の構成で導入実績があります）

導入までの流れと期間

出典：AI革命 公式サイト（シゴハヤエージェント）

シゴハヤエージェントの標準的な導入期間は1〜2ヶ月です。

準備しておくと早いのは、現在の定例資料の実物（直近3ヶ月ぶん）と、数字の出どころ一覧（どのシステムのどの画面から取っているか）です。この2つがあれば、①の段階でおおよその範囲と金額が見えます。

よくある質問

Q1. 定例資料のフォーマットを途中で変えたくなったら、追加費用はかかりますか。

項目の追加・並び替え・グラフの種類変更といったフォーマット調整は、月額の範囲内で対応します。追加費用が発生するのは、新しいシステムからデータを取りに行く必要が出た場合や、別の会議体の資料を新規に対象へ加える場合です。前者は接続先が1つ増えるごとの追加、後者は月額の見直しになります。契約前に「変更のうち何が月額内で、何が追加になるか」を書面で確認しておくことをおすすめします。

Q2. 会議の30分前に数字が動いた場合、自動化していると差し替えができないのでは。

逆です。手作業だと30分前の更新は作り直しになりますが、自動化していれば再実行するだけで最新版が数分で出ます。むしろ自動化の効果が最も大きく出るのがこの場面です。あらかじめ「会議開始◯分前に自動で再生成する」という設定にしておくこともできます。

Q3. 表計算のマクロを作れる社員が1人います。それでは足りませんか。

その1名が今後も在籍し、かつ他業務が増えないなら、自前で組むほうが安上がりです。問題はその1名が異動・退職したときです。マクロは動き続けますが、システム側の仕様が変わった瞬間に止まり、誰も直せなくなります。判断材料は「作れる人がいるか」ではなく「直せる人が2人以上いるか」です。1人しかいない場合は、その1名の時間を別の業務に回す前提で外部化を検討する価値があります。

Q4. 資料の中のコメントまでAIに書かせて問題ありませんか。

事実の要約（前月比、達成率、異常値の指摘）までは任せて構いません。一方、「だからどうするか」という判断の部分は人が書くべきです。実務では、AIが「何がどう動いたか」の下書きを出し、担当者が「なぜそうなったか、次に何をするか」を加筆する分担が最も安定します。取締役会など決裁の根拠となる資料では、コメント部分は必ず人の起案としてください。

Q5. 複数部署の定例資料をまとめて対象にできますか。1つずつのほうがいいですか。

費用対効果はまとめたほうが明確に高くなります。前掲の試算のとおり、1部署だけでは月額を賄えず回収が成立しないケースが多い一方、3部署以上をまとめると1年前後で回収圏に入ります。ただし進め方としては1部署から始めるのが安全です。最初の1部署で数字の一致検証まで終えてから、同じ仕組みに他部署を載せていく順序を推奨しています。

Q6. 担当者が退職しても運用は続きますか。

続きます。定例資料の自動化で得られる効果のうち、時間削減と同じくらい大きいのが手順が仕組みとして外部に残ることです。前掲のログラス調査では経営管理の属人化を課題とする企業が62.7%にのぼりました。自動化すると「誰がどのシステムからどの数字を取り、どう計算しているか」がすべて定義として書き出されるため、引き継ぎ資料を別途作る必要がなくなります。

Q7. 数字が入っている社内システムが古く、外部と連携する口がありません。それでも自動化できますか。

多くの場合できます。連携用の口がなくても、定期的なCSV出力機能があればそれを使いますし、それもない場合は画面操作を自動化する方式を組み合わせます。ただし、数字の元が紙やFAXである場合は、先に電子化の話になります。この判定は①の業務棚卸しの段階で無料で行っているので、現物を見せていただくのが早いです。

定例資料の作成を自動化するかどうかを判断するために

判断の順序はこうなります。

1. 定例資料を全部並べ、作らなくていいものを外す
2. 残ったものを「毎回同じ形か／数字がシステム内にあるか」で仕分ける
3. 自動化対象の合計作業時間 × 時給を出す
4. その金額が月額を上回るなら外部化、下回るなら対象を広げるか自前で組む

3と4の計算がご自身では難しい場合、あるいは「うちの資料は自動化できる側なのか」の判定だけでも聞きたい場合は、対象になりそうな定例資料の実物をお持ちいただければ、その場で範囲と概算をお出しします。初回のご相談は無料です。

▶ シゴハヤエージェントに定例資料の作成を相談する（初期100万円＋月額10万円〜／標準1〜2ヶ月で稼働）

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